O que é POP?
POP é a forma abreviada de se referir ao Procedimento Operacional Padrão. Este é um documento que podemos resumir por um grupo de instruções e descrições de atividades que documentam uma rotina, um passo-a-passo ou atividade do dia-a-dia, pertinente à uma empresa.
Sendo assim, este tipo de documento pode ser utilizado para auxiliar na execução de tarefas diárias, manutenção, calibração e utilização de equipamentos, análises, procedimentos de segurança e muitas outras aplicações. Além disso, é importante lembrar, ainda, que cada POP é específico para uma tarefa, área de atuação e empresa em questão. Dessa forma, cada aplicação requer o desenvolvimento de um POP próprio.
Qual a importância e benefícios
No que se trata do POP, este é responsável por facilitar o acompanhamento e padronizar determinados processos. Logo, dentre seus principais benefícios estão: a definição de um padrão para os mais diversos procedimentos; aumento e otimização da qualidade dos produtos dada a sistematização dos processos; garantia de qualidade; facilitação dos processos de capacitação e treinamento dos colaboradores e redução de falhas de comunicação e acidentes.
Dessa forma, para facilitar a compreensão, eis um exemplo prático de aplicação do POP. Imagine que um chef na primeira sede do McDonald ‘s, em San Bernardino, 1940, testa uma receita de sua avó e decide inseri-la no cardápio com o nome de Big Mac. Entretanto, se este chefe não criasse um POP, definindo cada ingrediente e maneira de fazer deste sanduíche, passados tantos anos, em cada lugar do mundo o Big Mac teria um sabor e, sem procedimentos de segurança e saneamento definidos, o “sabor bolha de sabão” poderia aparecer. Ou seja, as operações padronizadas são essenciais para manter resultados previsíveis.
Como elaborar um POP
A cadeia produtiva de qualquer organização depende da execução integrada de inúmeros processos que se relacionam direta ou indiretamente. Sendo assim, os POPs devem ser empregados em processos críticos, ou seja, as ações que impactam diretamente a entrega final ou o resultado da empresa. Demais atividades podem ser padronizadas ou não, dependendo das necessidades ou da análise de cada organização.
Não existe apenas um tipo de Procedimento em modelos mais genéricos pode ser dos dois tipos, checklist e fluxograma. A partir disso o documento poderá começar a ser elaborado. O importante é que as informações sejam claras e garantam a padronização da operação. Para isso, alguns itens são fundamentais:
- Nome;
- Objetivo;
- Referências;
- Local de Operação;
- Descrição das etapas e de cada tarefas e respectivos responsáveis;
- Histórico de Revisões;
- Formato do Documento;
- Gestor ( responsável que deve ser procurado para tirar dúvidas ou informar problemas).
E Agora?
No que se trata do POP, este é um documento, ou seja, precisa estar dentro da estrutura e formato adotados pela empresa. Dessa forma, precisará de uma validação formal, como um selo ou assinatura de um responsável, além de que é preciso ter cuidado com a cópia do POP de outras empresas. Isto porque, podem conter informações diferentes e irrelevantes para o seu negócio.
O mapeamento de processos se baseia na descrição, esquematização e otimização dos processos existentes em uma empresa. Sendo assim, dentro de suas etapas é possível inserir um Procedimento Operacional Padrão, o que é muito comum dentro das empresas, por exemplo quando se recolhe informações sobre os processos, é utilizado um POP. Isto pois ele é muito versátil e se encaixa em qualquer aspecto que necessita de padrões dentro da empresa.
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Texto escrito por Sarah Lanne, Consultora de Projetos da PUC Consultoria Jr.
