Mapeamento de processos

Mapeamento de Processos: como ele pode ajudar sua empresa

O que é?

O mapeamento de processos envolve a descrição de processos e desempenha a função de desafiar os processos já existentes. Dessa forma, pode identificar e criticar etapas antigas, como também, criar oportunidades de melhorias no desempenho da sua empresa.

A análise dos processos permite reduzir falhas nos sistemas, como também, os custos do desenvolvimento dos serviços e produtos. Sendo assim, há melhoria no desempenho da organização. É uma excelente ferramenta para que você possa entender melhor sobre os processos atuais da sua empresa e aplicar as mudanças necessárias para a otimização das atividades.

 

Qual sua importância?

O mapeamento de processos é importante e é feito para você, profissional que faz o gerenciamento, coordenação, liderança ou participa de processos de diversos segmentos. Isso pode auxiliar o próprio gestor e, por conseguinte, sua equipe. Sendo assim, haverá uma melhora nos processos, aumentará a comunicação, será possível identificar os gargalos e quais são os atrasos recorrentes.

Alguns dos objetivos do mapeamento de processos:

• Verificar como funcionam os processos da sua empresa
• Facilitar a identificação das deficiências
• Identificar atrasos
• Definir medidas para eficácia das atividades
• Aprimorar os processos
• Melhorar o funcionamento da empresa
• Traçar estratégias para atingir seu objetivo com mais facilidade.

 

Etapas do Mapeamento de Processos

• Análise da empresa

 No mapeamento de processos, é necessária a análise dos processos internos e externos da organização. Dessa forma, definir qual é a capacidade do empreendimento, suas metas e, portanto, compreender melhor sobre o que acontece na empresa é o ideal para entender quais são as etapas que podem ser modificadas.

• Recolhimento de dados

Nessa etapa do mapeamento de processos, é feita a avaliação dos processos, avaliação dos riscos, quais normas e regulações cada processo precisa atender e qual o objetivo. Em seguida, é elaborada a definição e montagem do fluxograma atual. Abaixo o passo a passo dessa etapa:

• • Montagem do fluxograma:

1. 1. Identificação do problema, buscando observar qual o processo que precisa mais da sua atenção.
   2. Discussão das atividades envolvidas. É importante lembrar dos processos e cada etapa do que está sendo analisada.
   3. Defina o nível dos detalhes que vão ser utilizados, se irá apresentar uma visão básica, mais técnica ou focada nos dados.
   4. Estabeleça quem faz cada atividade, o que faz e quando.
   5. É feito um fluxograma por meio de símbolos, os quais são usados para determinar uma atividade ou processo dentro do mapa.
   6. Finalize o mapa e faça a observação dos possíveis problemas frequentes dentro da sua empresa.

• Propostas de melhorias

Logo após a construção do fluxograma, levando em consideração os processos já existentes na empresa através do mapeamento de processos, é preciso focar nas possíveis estratégias de melhorias, que ajudam a fornecer um direcionamento para tornar os negócios da empresa mais produtivos. É importante padronizar e propor metodologias para melhoria das atividades, o que torna a organização mais eficiente, competitiva, que leva à maior produtividade.

• Construção de processos

Na construção do mapeamento de processos da sua empresa, também existe possibilidade de utilizar a Matriz GUT para ajudar na priorização dos processos. A matriz auxilia a organização e determinação de quais problemas devem ser priorizados.

Aprenda como fazer a Matriz GUT 

• Avaliação do funcionamento

Agora que foi feita a análise dos processos da empresa e foi construída a Matriz GUT para identificação das melhorias que devem ser priorizadas, deve-se observar quais foram as mudanças e qual foi a eficácia do projeto. É importante estudar sempre quais são as possíveis alterações que podem ser tomadas de acordo com o progresso ou regresso observado.

• Automatize o processo

Atualmente, uma das maneiras de automatizar é através de diversos softwares que se encontram no mercado. É possível também essa automatização ser feita manualmente, através de capacitações, treinamento dos envolvidos nas atividades da organização.

A automatização pode ser um grande aliado quando se diz respeito à satisfação do cliente e otimização dos processos atuais. Então é importante investir nesse quesito, porque será um grande diferencial de curto, médio e longo prazo nos negócios.

Além da diminuição do tempo, é interessante mencionar o quão importante é esse método, tanto para as empresas que sofrem com processos grandes e ineficientes, quanto para a diminuição de custos, levando a um aumento da margem de lucro. 

• Monitore o processo

Ao término das etapas anteriores, deve ser feito um acompanhamento frequente de todas as atividades do seu mapeamento de processos. Sendo assim, é ideal manter uma proximidade com cada uma e observar sempre o que pode ser adicionado ou removido na execução. Assim, o trabalho sempre será voltado para melhoria contínua e, cada vez mais, a otimizar a empresa e alcançar as metas pré-estabelecidas.

Para um melhor acompanhamento de todas as mudanças propostas, de qualquer ação ou projeto, é interessante utilizar um sistema de indicadores-chave performance (KPIs), que é apropriado para a supervisão dos resultados nos processos. 

Entenda mais sobre os KPIs

 

Diante do que foi proposto, o Mapeamento de Processos é fundamental para que seu negócio possa evoluir e atingir outros níveis de excelência e produtividade. Sendo assim, deve ser prioridade na sua empresa desde já. Caso queira se inteirar mais no assunto sobre Mapeamento de Processos, leia o livro “Mapeamento de Processos: conceitos, técnicas e ferramentas” e veja ainda mais técnicas que vão ajudar na evolução da sua empresa, te auxiliando a ver novas estratégias.

 

Além disso, a PCJ oferece serviço de mapeamento e processos. Qualquer dúvida ou interesse, entre em contato conosco.

 

Texto escrito por Maria Eduarda, consultora de projetos da PUC Consultoria Jr.