O que é?
O Ciclo PDCA é um método de gestão criado nos anos 20 nos EUA, popularizado durante a produção da segunda guerra mundial. Foi utilizado em grandes indústrias do Japão e também aqui na PCJ. Dessa forma, baseia-se na observação e repetição de todo o processo de produção de um serviço ou bem. Portanto, de maneira resumida, é o método que serve de auxílio na execução de estratégias em relação a problemas dificilmente visualizados .
Utilização e Importância
O ciclo PDCA é considerado umas das mais simples e eficazes metodologias dentre as ferramentas de gerenciamento de qualidade atuais. Sendo assim, é utilizado tanto para resolução de problemas recorrentes durante a produção quanto para melhoria e análise de processos. Nesse sentido, a intenção de utilizá-lo em processos já existentes é evitar tomadas de decisões impulsivas e desperdícios de recurso. Além disso, a partir do ciclo, é possível priorizar a medição de dados e resultados.
Ademais, promove, quando utilizado de forma contínua e preventiva, a criação e consolidação de novos padrões de produção que estão sempre melhorando. Ou seja, com a prática constante desse método, a qualidade dos processos de sua empresa tende à contínua melhora ao longo do tempo. Isso porque os resultados a cada repetição são diferentes e, assim, promovem dados cumulativos.
Como implementar
A implementação do ciclo PDCA deve ser feita a partir da nova repetição de um processo, podendo ele já ser utilizado na empresa ou não, e aplicando a ele as quatro etapas do ciclo, cada uma referindo-se a uma letra e uma palavra em inglês.
Etapas de implementação
Plan (planejar): é basicamente a parte estratégica o plano. Sendo assim, consiste no planejamento da produção do serviço ou produto – fazendo a escolha do processo (que pode ser o já utilizado na empresa) e do método – e na elaboração de expectativas e de metas para o método escolhido. Uma boa forma de se fazer isso é através do website Trello, que irá auxiliar tanto no planejamento quanto no acompanhamento da próxima etapa.
Resumidamente, a etapa leva em conta a identificação, observação e análise do problema. Em seguida, um plano de ação é elaborado para, assim, mitigar as adversidades.
Do (executar): É a implementação do processo escolhido no passo anterior e o mapeamento dos resultados obtidos durante sua execução, assim como a anotação de erros e acertos, etc. Em outras palavras, levando em conta o plano de ação criado na etapa anterior, os passos são de fato executados.
Check (verificar): Significa verificar os dados obtidos após o término da produção e cruzá-los com o planejamento feito na primeira etapa. A finalidade é, portanto, evidenciar se as metas foram cumpridas, onde houveram mais erros e mais acertos e o porquê disso ter ocorrido. Uma ótima ferramenta para fazer uma análise mais nítida é a Matriz SWOT.
Act (ajustar): É quando se reúne todos os dados e observações obtidos para ajustar o processo de modo a torná-lo melhor de acordo com as necessidades e recursos disponíveis da empresa. Para isso, a Matriz GUT é uma ótima aliada na tomada de decisão.
Em outras palavras, caso as metas tenham sido atingidas, significa que o plano de ação foi efetivo e deve, portanto, ser definido como padrão. Em contrapartida, se não foram atingidas, é preciso revisá-lo.
Conclusão
Durante as três primeiras etapas, o importante é gerar insumos, a fim de se ter um diagnóstico empresarial fidedigno à realidade da empresa no momento. Dessa forma, pode-se ser contemplado com mais detalhes em “Diagnóstico empresarial como insumo para o processo decisório”
Já a última tem caráter mais prático, que quer dizer que é focada na tomada de decisão. Assim, o objetivo é alcançar um maior aproveitamento dos recursos disponíveis e uma melhor adequação das adversidades que tendem a surgir durante a produção. Há, inclusive, um texto que pode auxiliar mais especificamente nesse processo, o nosso guia “Plano de Ação: prepare sua empresa para o futuro” além de muitos outros mostrando temas mais técnicos como esse.
É recomendado também o livro “Princípios da Administração Científica” de Frederick Taylor, um dos mais clássicos e famosos da área de administração, no qual poderá ser visto mais métodos como o ciclo PDCA. Porém se somente essas informações não bastarem, é oferecido também pela PCJ o Plano de Negócio, no qual é traçado um guia para a melhor produção possível, através da adequação dos melhores métodos científicos para a realidade da empresa.
Texto escrito por Vinícius Viana, consultor de projetos da PUC Consultoria Jr.
