“O que pode ser medido, pode ser melhorado.” (Peter Drucker)
Medir os resultados é parte importante do sucesso de uma empresa. Entretanto, não se trata apenas de recolher dados e acumular informações, é essencial que estes sejam traduzidos em conhecimento para a organização. Visando se adaptar às mudanças em meio a mercados cada vez mais competitivos, as empresas têm buscado conhecer e utilizar novas ferramentas de gestão a exemplo dos KPI’s.
O que são KPI’s?
KPI é uma abreviação para Key Performance Indicator, em português chamado de Indicador-Chave de Performance. A principal função de um KPI é medir o desempenho de um negócio, assegurando que os processos em curso estejam de acordo com os princípios e objetivos estabelecidos.
Além disso, é uma ferramenta que proporciona maior transparência para os colaboradores, visto que, ao estabelecer e compartilhar os indicadores que vão medir o sucesso dos processos, a equipe de trabalho tem ciência do que realmente importa para a administração.
Quais são os tipos de KPI’s?
Para melhorar o entendimento, os KPI’s podem ser fragmentados em categorias. Dentre elas, podemos citar:
Indicadores de produtividade
Geralmente estão relacionados diretamente à produtividade, auxiliando na medição do desempenho dos colaboradores e ampliando o conhecimento sobre a capacidade produtiva.
Além disso, também são utilizados na otimização dos processos, objetivando acréscimo da produção sem que haja perda de qualidade do produto ou serviço ofertado. A análise de resultados deste indicador demonstra o quanto cada colaborador conseguiu produzir em determinado período e os recursos que foram utilizados durante as atividades.
Indicadores de qualidade
Os indicadores de qualidade são complementares aos de produtividade, uma vez que facilitam a compreensão de qualquer dificuldade ocorrida durante um processo produtivo. Também permitem que as empresas coloquem em prática, de forma ágil, atitudes de correção ou prevenção quando necessárias.
Os indicadores de qualidade devem ser escolhidos de acordo com o que se pretende medir, buscando identificar tudo que é importante e que pode impactar diretamente na qualidade dos produtos, serviços ou resultados. Além disso, o uso correto deste indicador torna possível listar o que deu certo e o que deu errado durante um determinado processo.
Indicadores de capacidade
Medem a capacidade de resposta da empresa a um processo, ajudando a entender melhor seu funcionamento, e auxiliando na mensuração das possibilidades de crescimento.
Ademais, podem revelar limitações de mão de obra ou mesmo de infraestrutura que coloquem em risco os resultados futuros da companhia. Pode-se citar, como exemplo de indicador de capacidade, a quantidade de produtos que uma máquina consegue produzir em determinado período de tempo.
Indicadores estratégicos
Indicadores estratégicos situam a empresa em relação aos objetivos que foram estabelecidos anteriormente. É uma ferramenta fundamental para compreender se a empresa está se aproximando do que foi estabelecido como sua visão de futuro.
Passos para implantação dos KPI’s na sua empresa
1. Alinhe com o planejamento estratégico
Toda empresa necessita definir um planejamento estratégico para nortear a ação de seus colaboradores, definindo como os processos irão funcionar de forma a gerar valor aos seus produtos ou serviços. Para isso, são determinados os objetivos principais da companhia. O primeiro passo na gestão de KPIs é entender esses objetivos, para traduzi-los em metas que estejam alinhadas a eles.
2. Defina metas realistas
As metas definidas precisam ser relevantes para o negócio. Além de serem escolhidas de forma realista, devem possibilitar o estabelecimento de tempo e forma de atingi-las.
3. Escolha os KPI’s
Depois de estabelecer as metas e assegurar que elas estão de acordo com o planejamento estratégico, é preciso definir os indicadores que terão por função medir o resultado dos processos a que se referem cada uma dessas metas.
Para uma escolha assertiva dos indicadores é fundamental levar em conta uma análise do mercado no qual a empresa se insere e compreender a situação em que ela se encontra. Ao passo que também é desejável se manter atento a concorrência, objetivando entender quais atitudes ela tem tomado.
4. Monitore e busque melhorias
O passo seguinte é acompanhar a performance dos processos para verificar se o desempenho está dentro do esperado. Os KPI’s demandam monitoramento constante, de modo que as falhas e problemas sejam percebidos e medidas corretivas sejam tomadas.
Um dos principais propósitos da gestão de KPI’s deve ser a melhoria contínua nos processos, mesmo que a meta de desempenho esteja sendo atingida. Os KPI’s podem mudar de acordo com o momento do negócio. Um indicador que é importante hoje pode não fazer mais sentido para o negócio no futuro
5. Não exagere no número de KPI’s
Como o objetivo é monitorar os processos através de indicadores-chaves, não se recomenda a utilização de um número elevado destes. O uso de muitos indicadores pode tornar as informações confusas e prejudicar o processo de análise das informações, impactando as tomadas de decisão posteriores.
Qual a importância dos KPI’s?
O objetivo final de todo negócio é atingir sucesso, seja ele financeiro ou não, e para alcançá-lo se faz indispensável um bom planejamento estratégico. Nesse sentido, os KPI’s surgem como uma excelente alternativa, facilitando o acompanhamento e gestão dos resultados, ao mesmo tempo em que fornece melhor compreensão e transmissão dos preceitos da companhia.
Texto escrito por Flávio Henrique, consultor de projetos na PUC Consultoria Jr.
