Plano de Ação: prepare sua empresa para o futuro

Como criar um plano de ação para que sua empresa possa enfrentar as consequências socioeconômicas desencadeadas pelo novo coronavírus?

No contexto da COVID-19, sabe-se que muitos empreendimentos foram forçados a fecharem suas portas. Segundo um levantamento feito pelo Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às micro e pequenas empresas), mais de 600 mil micro e pequenas empresas foram fechadas e 9 milhões de funcionários foram demitidos devido às consequências econômicas da pandemia. Contudo, há também alguns empreendedores que conseguiram manter a estabilidade de suas empresas e almejam utilizar a crise como oportunidade para crescer ainda mais.

Em ambos os casos, surge o questionamento: o que fazer para que a minha empresa consiga enfrentar os impactos gerados pelo Coronavírus?

Para responder a essa questão, é importante destacar o quanto é fundamental que as empresas mantenham sua produtividade durante a crise, e que se preparem, mediante a educação financeira para enfrentar as consequências futuras da pandemia. Todavia, isso não ainda não é suficiente. 

E a resposta para essa pergunta consiste na elaboração de um plano de ação para o seu empreendimento. Agora, surgem novas questões: o que é, qual a importância do plano, como começar a fazê-lo e o porquê de ele ser útil para sua empresa enfrentar o coronavírus?

PLANO DE AÇÃO: O que é e qual a sua importância?

O plano de ação é uma metodologia amplamente utilizada nas empresas para traçar um planejamento que servirá como norteador das ações de todos os colaboradores. Com isso, o empreendedor consegue evitar e antecipar erros, além de agir de forma mais eficiente na resolução de problemas e se precautelar quanto às situações indesejáveis que eventualmente podem surgir.

Não há dúvidas que o momento de crise atual é de incertezas. Em razão da rápida disseminação do novo Coronavírus no país, as projeções do Produto Interno Bruto (PIB) do Brasil já foram revisadas diversas vezes nos últimos meses. Além disso, conforme professor do Instituto Federal de Xanxerê (IFSC), Ricardo Zanchett, não há como autônomos, micro e pequenos empresários atravessarem a crise que se anuncia ilesos.

“É impossível não haver dano, passar ileso. Na minha opinião o objetivo é buscar diminuir ao máximo o impacto desta crise nos pequenos negócios e também nos autônomos.”  

Ricardo Zanchett

Entenda sua importância

Portanto, será necessário que os empreendedores se preparem para lidar com os danos gerados pela COVID-19. Assim, traçar um plano de ação para a sua empresa torna-se imprescindível. 

Essa é a única forma de identificar quais problemas acometem seu negócio no momento e, também, quais irão prejudicá-los futuramente. Dessa forma, serão definidas ações tanto presentes quanto futuras, para solucionar os impasses identificados, de acordo com a gravidade de cada um. 

Com isso, o plano de ação é uma ferramenta de administração de extrema relevância para a abertura e manutenção de um negócio. E por ser simples e objetivo, pode ser utilizado para diversas finalidades como Gestão de Riscos; Planos de Negócios; Planejamento Organizacional; Gestão de Pessoas; Planos de carreiras.

Outro ponto importante, é a sua aplicabilidade no planejamento estratégico de uma empresa. Sendo o plano de ação essencial para traçar as melhores maneiras de se alcançar o planejamento estratégico. Somente assim, consegue-se obter bons resultados e as metas estabelecidas são cumpridas. 

Por onde começar o seu plano de ação?

Para a realização e aplicação adequada de um plano de ação, existem etapas que devem ser seguidas para que o plano de ação seja efetivo, sendo estas:

1. Iniciação 
2. Planejamento 
3. Execução 
4. Monitoramento 
5. Encerramento 

Iniciação

Na iniciação, define-se qual é objetivo de efetuar o plano de ação. Esse momento é essencial, pois sem ele não se conseguirá estruturar o resto do plano e não será possível saber se este gerou bons resultados ou não. 

Planejamento

Já o planejamento é a segunda etapa, pois consiste na estruturação do plano. Logo, não há como realizá-lo antes de se ter definido o objetivo deste. Nesse momento, a pessoa que vai executar o plano deve fazer um cronograma, determinando quais profissionais participarão dele, as atividades que irão desempenhar e quanto isso irá custar.

Execução

Na execução, o cronograma feito anteriormente será posto em prática. O executor deverá analisar cada uma das atividades executadas, o que possibilitará a identificação de eventuais erros e desvios na aplicação. Além disso, para cada tarefa feita deve ser atribuído o valor gasto com ela em relação ao total do orçamento estipulado no planejamento.

Monitoramento

A etapa de monitoramento é crucial para acompanhar a evolução do plano de ação e deve ser definido no cronograma. Caso algum problema seja encontrado, este deve ser listado, junto de suas causas e possíveis soluções. Se houver necessidade, as etapas anteriores poderão ser ajustadas ao longo do tempo, para que a eficácia do plano não seja prejudicada.

Encerramento

Por fim, o encerramento é o momento em que o plano deve ser revisto e as informações registradas devem ser realocadas para um documento que seja acessado facilmente. E isso pode ser feito com o uso de planilhas eletrônicas. Além disso, em caso de haver mais pessoas envolvidas na execução do plano, cada uma deve receber uma lista com suas atividades e outros dados que forem relevantes.

Quais ferramentas e metodologias você deve utilizar para elaborar e executar um plano de ação?

Uma vez esclarecido o conceito, a importância e as etapas do plano de ação, convém explicar algumas ferramentas e metodologias que auxiliam nesse processo. Abaixo, estão listadas aquelas consideradas opções indispensáveis.

• Ciclo PDCA
• Diagrama de Ishikawa
• Excel
• Kanban
• Metodologia 5W2H
• Matriz GUT
• Trello

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA possui como objetivo a padronização de informações, a fim de eliminar falhas no processo de tomadas de decisão. Dessa maneira, atua por meio do controle dos processos produtivos e das atividades internas e externas das empresas. 

Tal ciclo divide-se em quatro etapas, representadas por cada letra dessa sigla em inglês. Isto é, o P  designa “Plan” (planejar), o D é de “Do” (executar), o C corresponde a “Check” (checar) e o A significa “Action (ação).

A primeira etapa do ciclo (planejamento), é a de definição de uma estratégia que leve em consideração a missão, visão e os valores da empresa. Na segunda etapa, o que foi planejado é posto em prática rigorosamente. Em primeiro plano, realiza-se um treinamento, aplicado desde os funcionários aos gestores, para que um trabalho coerente com o projeto seja estimulado. Posteriormente, faz-se uma coleta de dados para uma avaliação seguinte.

Tal avaliação insere-se na terceira etapa (checagem) do ciclo. Com ela, avalia-se o que foi colocado em prática. É importante que as possíveis diferenças entre o planejamento e a execução sejam verificadas nesse momento. 

Já na quarta e última etapa, são feitas medidas corretivas. Ou seja, as ações que irão anular as divergências detectadas na etapa anterior. 

Como o método é um ciclo, as fases são efetuadas continuamente. Isso favorece o surgimento de novas estratégias a serem planejadas e praticadas. Por isso, não há um prazo determinado para o encerramento da aplicação do ciclo.

Diagrama de Ishikawa 

O diagrama de Ishikawa (também chamado de Espinha de peixe), detecta possíveis problemas, os efeitos destes e também evita prejuízos. E é aplicado com frequência na produção industrial, mas a ferramenta é adaptável para qualquer área.

Para montar o diagrama, cujo formato é mesmo de uma espinha de peixe, é preciso definir o problema da sua empresa, analisar suas possíveis causas, destacando dentre elas qual é a causa principal, e planejar ações para solucioná-lo. 

Sendo que essas causas se dividem em 6Ms: método, matéria-prima, mão de obra, máquina, medida e meio ambiente. Cada uma delas pode gerar consequências distintas. Em vista disso, consegue-se fazer um levantamento preciso, que viabiliza a identificação correta da causa, tornando mais viável, também, a correção da falha.

Excel

O Excel é um editor de planilhas produzido pela Microsoft que pode auxiliar na visualização do seu plano de ação e na consequente execução do mesmo. Assim, um bom plano de ação, independe da metodologia que você for utilizar, precisa estar visual e de fácil compreensão para todos os envolvidos. 

Diante disso, tal software apresenta-se como uma excelente ferramenta, já que possibilita a criação de gráficos e tabelas, tornando as informações apresentadas mais atrativas. Além disso, a formatação das planilhas é de fácil realização, pois o Excel aprende os padrões, organizando seus dados para poupar tempo. 

Ainda é possível compartilhar a pasta de trabalho da sua planilha com outros funcionários, que receberão a versão mais recente do documento, fato que permite a colaboração simultânea.

Kanban

O Kanban pode ser muito interessante para auxiliar na concretização do plano de ação de sua empresa. Isso porque tal método (cuja origem é japonesa e significa cartão ou sinalização) permite o acompanhamento das tarefas já realizadas no trabalho e gerencia visualmente a fluidez de como elas ocorrem. Assim, cada tarefa ou ação é identificada através de uma cor e é adicionada a um quadro, conforme a sua ocorrência. 

E essas ações podem estar em uma das três situações seguintes: “A fazer” (Planned), que é quando se aguarda outra ação terminar para então esta poder ser iniciada; “Em execução” (ou in Progress), cartão que designa a tarefa que está sendo realizada, bem como quem é o responsável por ela e os prazos de execução previstos no plano de ação; “Finalizada” (ou Done).Este último cartão significa que tarefa foi concluída. Por isso, o cartão é movido para tal coluna, que deverá incluir a hora e data de término da ação. Além disso, caso sejam necessários, ajustes podem ser feitos no momento em que algum problema ocorrer.

Matriz GUT

A matriz GUT (sigla para Gravidade, Urgência e Tendência) é uma ferramenta que auxilia na resolução de problemas em um empreendimento, pois ajuda na identificação da ordem de prioridade destes. Além disso, pode ser utilizada paralelamente a demais ferramentas e metodologias de gestão.

O emprego da GUT é muito útil para quando há um acúmulo de atividades, o que sempre dispersa o empreendedor e compromete a produtividade do negócio. Dessa maneira, com a GUT, ele será capaz de gerenciar suas horas, priorizando problemas cuja solução deve ser feita antes dos demais. A execução dessa matriz é bem simples e visual, por isso é muito eficaz e de fácil compreensão.

5W2H

A metodologia 5W2H orienta a tomada de decisão do empreendedor no que tange aos principais elementos que irão guiar a implementação do plano. A sigla designa as iniciais, em inglês, de sete perguntas, e essas, se bem definidas, não geram quaisquer motivos para dúvidas quanto ao uso desse método. 

Os 5W contemplam What (o que será feito?), Why (por que será feito?), Where (onde será feito?), When (quando será feito?) e Who (por quem será feito?). Os 2Hs abarcam How (como será feito?) e How much (quanto vai custar?).

Dessa maneira, as respostas dessas sete perguntas serão feitas pelos colaboradores responsáveis pela elaboração e aplicação do plano de ação, considerando quais problemas foram identificados na empresa. Feito isso, você obterá um mapa de atividades que lhe proporcionará soluções muito mais tangíveis e evidentes, culminando em prováveis resultados positivos com tal plano.

O melhor dessa ferramenta é que ela não requer um software ou equipamentos específicos. Basta realizar uma tabela no Excel ou no Planilhas (ou até mesmo em uma folha de papel) e pronto, o 5W2H já estará pronto para ser usado em seu negócio!

Trello

O Trello, assim como o Kanban, é uma ferramenta vantajosa para auxiliar na execução do plano de ação. Por meio dele, consegue-se fazer o acompanhamento das etapas do plano, para saber qual foi concluída ou não. Também é possível fazer diferentes classificações para as tarefas e criar alarmes, para que quando um prazo se aproximar do término, você seja avisado. 

Assim, o executor do plano (ou executores) pode criar listas e planos de ações para diferentes aspectos da sua vida, não só no âmbito profissional, como também no pessoal. E o melhor é que você consegue gerenciar ambas as coisas em um mesmo aplicativo, de forma organizada e eficiente.

Por que o plano de ação será útil na sua empresa para enfrentar o coronavírus?

O plano de ação já era muito importante para a solução de problemas em uma empresa. Agora, em meio a pandemia do COVID-19 e devido ao impacto econômico gerado, faz-se ainda mais significativa a execução deste, principalmente se você almeja utilizar dessa crise iminente como oportunidade para o seu negócio.

Nesse sentido, seguir algumas recomendações são essenciais para que todo o processo de criação, execução e monitoramento seja funcional para a empresa.

Recomendações

• atente-se a sua cultura organizacional, pois a cultura dentro de sua empresa é um fator de peso para a execução adequada do plano de ação. Quando não se possui uma cultura organizacional bem estruturada, a aplicação do plano poderá ser dificultada;
• crie formas visuais de representar seu plano de ação. Fica a seu critério qual forma utilizar para fazer isso (pode ser uma tabela no Excel ou no Planilhas, um dashboard, entre outras maneiras). Mas certifique-se que todas as informações do plano estarão visíveis e serão de fácil acesso para todos os colaboradores;
• envolva mais colaboradores da sua empresa na criação do seu plano de ação. Pois, fomentar a troca de ideias e sugestões entre eles poderá gerar bons insumos, que contribuirão para o planejamento;
• lembre-se que novos problemas podem surgir a todo momento, o que pode alterar o seu plano. Por isso, é interessante que cada plano de ação seja aplicado periodicamente no seu negócio;
• revise a cada aplicação do plano se as ferramentas e metodologias que você utilizou foram boas. Se sim, mantenha elas. Caso não tenham sido, experimente as outras citadas anteriormente;
• sempre elabore planos que levem em consideração os aspectos e características internas da sua empresa. Assim, você não correrá o risco de elaborar um plano de ação que vá contra a missão, visão e valores de sua organização, uma vez que esses três fatores são fundamentais para o Planejamento Estratégico de uma empresa.
• sempre monitore os resultados de suas ações, pois a partir desse monitoramento você verá o que pode ser modificado, e se o esforço está realmente valendo a pena.

Garanta o futuro da sua empresa

Com essas recomendações e as demais informações dadas anteriormente, você já sabe como executar e aplicar um plano de ação na empresa. Não restam mais dúvidas, então, do quanto ele é essencial para promover modificações e melhorias nas mais variadas áreas e setores de um empreendimento. 

E, para te ajudar nesse processo, a PUC Consultoria disponibilizou alternativas gratuitas e miniprojetos em diversas áreas. Algumas dessas opções são o Plano de Marketing, a Pesquisa de Mercado, e o Planejamento Financeiro.

É esse tipo de direcionamento, feito de forma adequada e bem estruturada, que será o grande diferencial para que você não perca tempo, contorne os impactos gerados pelo Coronavírus e cresça, mesmo diante de tal adversidade. 

Texto escrito por Karina Figueiredo Rodrigues, Consultora de Projetos da PUC Consultoria Jr.