Você já se perguntou o que é planejamento organizacional? Sabe a importância que ele pode ter para a sua empresa?
Como o cenário empresarial contemporâneo é muito competitivo, e está sempre em constante mudança, pode levar muitas pessoas e empreendimentos a terem a sensação de regressão ou de estar completamente perdido em relação às suas perspectivas. Dessa forma, um planejamento organizacional, pode se tonar indispensável para o correto aproveitamento do tempo empresarial, e para o processo de retomada de crescimento.
Mas o que é o Planejamento Organizacional?
É um processo de criação e execução de uma estratégia para alcançar objetivos dentro da organização, buscando elaborar atividades e ações que se foquem na visão da empresa. Assim, estabelecendo e traçando essas ações, se torna possível administrar de maneira mais eficaz, o uso dos recursos em função dos resultados propostos, e acima de tudo se torna possível definir:
- Onde se deseja chegar;
- Quais os objetivos almejados;
- Como delegar as tarefas;
- Quais as partes integrantes do planejamento;
- Os fornecedores com quem a empresa quer trabalhar;
- Quais clientes ela quer atingir (público alvo);
- Estabelecer prazos e métricas para cada atividade que for atribuída.
Subdivisões do Planejamento Organizacional
Com essa definição, pode-se já ter uma noção de como o planejamento organizacional reflete em todo o futuro da empresa. É nele que temos a oportunidade de fazer uma análise mais profunda em especial da própria organização. Dessa maneira, se torna possível observar tanto os fatores internos quanto externos que a influenciam. Assim, para que se torne possível realizar adequadamente esse planejamento, ele se subdivide em três níveis.
Planejamento Estratégico
Este consiste no nível mais alto de uma organização, onde estão as pessoas e processos responsáveis por estabelecer as estratégias de longo prazo da empresa. Além disso, é nesse nível que é criado toda uma estrutura de gerenciamento para elaborar as estratégias que serão adotadas a longo prazo, buscando sempre levar em consideração:
- Missão: Qual o propósito da empresa;
- Visão: O que se deseja atingir no futuro;
- Valores: Qual comportamento esperado e desejado pelos envolvidos na execução das atividades.
Dessa maneira, é preciso destacar a importância de se terem bem definidos e enraizados na cultura da empresa a missão, visão e valores, que servem como o pilar para que o planejamento estratégico seja adequadamente definido. Outro ponto que também deve ser destacado, é como a visão do todo é importante para definir as melhores estratégias. E para ter essa visão ampliada, a alta administração necessita de estar atenta aos pontos levantados por seus gestores e funcionários, para que consiga coletar as informações dos setores de acordo com aqueles que as conhecem bem.
Planejamento Tático:
A partir desse nível, é que as decisões e ações definidas no nível estratégico são desdobradas nas diferentes áreas da organização, fazendo com que as ações sejam executadas em cada departamento. Dessa forma, para garantir que haja o alinhamento entre todos os setores da empresa, é preciso que seja realizada uma mediação entre o nível estratégico e o nível operacional, de forma a estabelecer quais são as principais dificuldades e acertos encontrados em cada um.
Assim, para que se torne possível observar a aplicabilidade e funcionalidade das ações que foram estabelecidas, e ao mesmo tempo gerar insumos para o nível estratégico, algumas perguntas são essenciais para levantar essas informações. Tais como:
- O que será feito;
- Quais insumos serão essenciais para realizar as ações;
- Quais os prazos para a concretização das ações.
Dessa maneira, os objetivos táticos estabelecidos se tornam mais fáceis de serem atingidos. E como exemplo de alguns desses objetivos há:
- Garantir que os pedidos de clientes sejam atendidos em no máximo um dia, ou;
- Ter a certeza que nenhum produto com defeito seja comercializado.
Assim, tendo como base essas respostas, o planejamento tático contribui de maneira significativa com a organização da empresa e com a execução dos processos das atividades. Além disso, a transparência e participação bem estruturada dos colaboradores ao longo de todo esse processo, garantem um maior comprometimento das equipes com os resultados empresariais.
Planejamento Operacional
Já no nível operacional, os planos de ação definidos são desdobrados em um nível mais específico, ou seja, serão focados na atribuição e divisão de tarefas para cada pessoa, ou grupo de pessoas que compõe a equipe. Esse nível é de alta importância para a empresa, uma vez que são considerados como a base da empresa, e as pessoas que se encontram nele são as que possuem contato direto com os stakeholders da organização.
Ferramentas de auxílio para o Planejamento Organizacional
Como visto, é no planejamento que temos a oportunidade de fazer uma análise mais profunda do mercado e da própria organização. Dessa maneira, é possível constatar a como esse planejamento contribui para facilitar o andamento da empresa, e solucionar gaps.
Porém, apesar de muito eficiente tanto para empresas pequenas, quanto grandes, muitas ainda deixam de lado essa parte de definir as metas da empresa e os planos para alcançá-las, e isso é algo que pode ser fatal, já que a empresa não sabe onde e como quer chegar e alcançar seus objetivos.
Assim para garantir a efetividade do planejamento organizacional, importantes metodologias podem servir como o pilar para a elaboração de um planejamento organizacional efetivo. São eles:
Diagnóstico Empresarial
Com essa ferramenta se torna possível identificar
- Quais as necessidades de cada setor da empresa;
- Os problemas que serão resolvidos com o planejamento organizacional;
- Identificação de erros no Planejamento organizacional;
- Melhoramentos e mudanças no planejamento organizacional;
- Análise da efetividade do planejamento organizacional;
- Desempenho dos setores na execução do planejamento organizacional;
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é um método gerencial para melhoria de processos e soluções de problemas, ele é a base da chamada melhoria contínua, e pode ser utilizado em qualquer tipo de organização. Dessa forma, esse método se baseia em:
- P= Planejar
Nessa etapa é necessário definir o problema a ser solucionado, e um objetivo que se deseja alcançar, seja um problema já conhecido, ou um objetivo novo. Essa etapa é a mais importante do ciclo, e no fim precisa-se ter um plano de ação bem definido com metas claras a serem alcançadas.
- D= Executar
É nessa segunda etapa que será executado o plano de ação definido no planejamento. E muitas vezes será necessário buscar conhecimentos novos para execução, por exemplo, no caso de um planejamento comercial que tem o objetivo de aumentar as vendas, pode ser necessário melhores conhecimentos de marketing para os integrantes da organização executarem da melhor forma o plano de ação.
- C= Verificar
Após todos os itens definidos no plano de ação terem sido feitos, é o momento de medir os resultados em relação as metas definidas. O objetivo é de se obter informações a respeito do efeito provocado por determinada ação, exigindo o acompanhamento contínuo, e que os resultados sejam catalogados.
- A= Agir
Por fim, após a verificação dos objetivos alcançados, deve-se padronizar tudo o que foi desenvolvido ao longo desse ciclo, para que o trabalho não se perca e não seja necessário resolver os mesmos problemas novamente. Entretanto, caso os resultados não sejam atingidos, é preciso analisar em detalhes as causas da falha, e voltar novamente para o início desse processo.
Análise SWOT
Com a matriz SWOT, é possível coletar informações e fazer análises do ambiente interno e externo à empresa. Além de ser possível fazer planos de ação que sejam condizentes com a realidade da organização, servindo assim como um ótimo coletor de informações para a construção do planejamento organizacional. Nesse sentido, essa matriz concede essa natureza de informações, por examinar a empresa sobre quatro perspectivas:
- Ameaças externas potenciais;
- Oportunidades externas potenciais;
- Fraquezas internas potenciais e;
- Forças internas potenciais que a organização possui.
Entretanto, a partir de todas as sugestões dadas, é necessário ressaltar que não é aconselhável utilizar de todas as ferramentas de auxílio. Assim, o mais adequado é escolher uma que se considere mais compatível de ser aplicada para a elaboração das estratégias de uma empresa, e utilizá-la como padrão.
Empresa eficiente e eficaz
Economia e planejamento são as palavras de ordem de qualquer empresa nos dias atuais. E como resultado, seja na economia de tempo ou de recursos, o empresário deve estar sempre inovando para driblar as dificuldades que o mercado oferece.
Dessa forma, a solução eficiente e cada vez mais procurada pelas empresas é a aplicação de um planejamento organizacional. No entanto ter insumos suficientes para conseguir elaborar um planejamento organizacional efetivo é imprescindível, sendo que o principal desses insumos é o conhecimento dos próprios colaboradores da empresa.
Dessa forma, seja uma microempresa, de pequeno, médio ou grande porte, a aplicação do planejamento organizacional permite manter o foco no objetivo principal da empresa, e garantir a inovação contínua. Portanto, o que é possível notar, é que para se aplicar técnicas e metodologias administrativas, primeiro é essencial observar e ter consciência do que ocorre dentro de sua própria organização. Então, para fazer dar certo, construa a sua estratégia baseado no feedback de seus próprios funcionários, e abuse da criatividade.
Texto escrito por Giovanni Fabrini, Gerente de Negociação da PUC Consultoria Jr.
