Implantar a filosofia de melhoria contínua na sua empresa pode ser algo essencial para reduzir os custos e aumentar a produtividade dos seus funcionários.

A melhoria contínua é uma filosofia que vem sendo praticada por diversas empresas que buscam ser mais eficientes, eficazes e terem melhores resultados em sua produção, seja em serviços, produtos ou processos. Diariamente temos oportunidades de melhoria, tornando esta prática um processo cíclico.

A aplicação dessa filosofia deve ser inserida em todos os níveis da empresa, da alta administração até os operários do chão de fábrica, englobando todos os processos e a vida daqueles que a praticam. Desta forma, é possível transformar toda a questão cultural do empreendimento e trazer benefícios gerais. Atualmente, existem diversas técnicas utilizadas para implantar a melhoria contínua, dentre elas, Kaizen, Lean Manufacturing, Seis Sigma, BPM e PDCA. O ideal é que a organização tenha conhecimento de pelo menos uma delas. Assim, iremos focar na primeira técnica citada.

Metodologia Kaizen de melhoria contínua

O termo Kaizen vêm do japonês e significa “mudança para melhor”. Este conceito surgiu da necessidade de descobrir uma forma de competir com grandes marcas, pois o Japão se encontrava sem muitos recursos. Foi buscando contornar este cenário que nasceu a metodologia do Kaizen de melhoria contínua. As empresas japonesas trabalhavam pensando na qualidade do processo.

O professor Masaaki Imai é considerado o pai do Kaizen. Ele fundou o Kaizen Institute, lugar onde leva os ensinamentos e as práticas utilizadas por este método.

No cenário empresarial, as práticas de Kaizen trazem a redução de custos, aumento de produtividade e melhora dos processos. Em sua aplicação, deve prevalecer o trabalho coletivo e todo o trabalho realizado deve ser direcionado para que as metas coletivas sejam alcançadas. Esse sistema foi estruturado para estar constantemente eliminando qualquer tipo de desperdício.

Mandamentos do Kaizen

Para que a filosofia Kaizen seja aplicada com sucesso nas empresas, é preciso seguir seus 9 principais mandamentos:

1. O desperdício deve ser eliminado, a partir das contínuas melhorias graduais, gerando um melhor aproveitamento do tempo dos funcionários, economia de matéria prima e dos recursos financeiros;
2. Todos os colaboradores devem estar envolvidos no processo de melhoria, desde a alta administração até o chão de fábrica, beneficiando, desta forma, todos os setores da empresa;
3. O Kaizen é baseado em uma estratégia barata, pois o aumento da produtividade é feito sem investimentos astronômicos em tecnologia e consultores;
4. Pode ser aplicado em qualquer lugar ou empresa, tornando-se, assim, uma prática flexível;
5. Apoia-se no princípio de uma gestão visual, ou seja, total transparência, onde todos tomam conhecimento dos problemas e das melhorias que foram obtidas;
6. A atenção deve ser dirigida ao local onde se cria realmente valor. Isto é, o chão de fábrica e as ações de otimização devem ser realizadas nesse local;
7. O Kaizen é orientado para os processos, sendo seu principal objetivo melhorá-los;
8. Dá prioridade às pessoas, por meio de orientação pessoal para a qualidade, trabalho em equipe, cultivo da sabedoria e autodisciplina. Isso porque acredita que o principal esforço deve partir de uma nova mentalidade e de um estilo de trabalho diferente por parte das pessoas;
9. Aprender na prática é o lema essencial da aprendizagem, podendo ser executada por todos os funcionários.

Princípios para a implementação da melhoria contínua

A melhoria contínua é de suma importância para que uma empresa consiga alcançar resultados mais eficazes e ter um desempenho satisfatório. Desse modo, é importante ficar atento em alguns pontos. São eles: foco, medição, padronização e conhecimento técnico.

Foco

Para implementar a melhoria contínua, primeiramente, deve-se ter conhecimento sobre o que é preciso melhorar em seu empreendimento. Após identificar as necessidades presentes na empresa, é importante estabelecer pontos focais na hora de aplicar a melhoria contínua.

É necessário manter o foco nos pontos em que é possível ter melhores resultados. Uma forma eficiente de descobrir esses aspectos é ouvir a voz do cliente ou dos próprios funcionários. Saber o que o eles necessitam evita a perda de tempo com melhorias desnecessárias.

Medição

Só é possível melhorar o que é capaz de medir. Desse modo, é necessário ter uma métrica para definir qualidade. Pois, para se obter sucesso em melhoria contínua, precisamos saber onde estamos e para onde vamos. Para isso, deve-se desdobrar o que é qualidade e definir indicadores para medi-la. Assim, é possível medir como está e estimar onde quer chegar.

Padronização

Para controlar um processo, produto ou serviço, é necessário ter um padrão. Afinal, cada um pode ser produzido de um modo. Desta forma, fica difícil controlar a quantidade de matéria prima utilizada, o tempo gasto e a qualidade. Estando baseado em um padrão, é possível determinar melhorias e buscar o aperfeiçoamento essencial. Por isso, é necessário sempre padronizar o que está querendo melhorar.

Conhecimento técnico

Não é possível obter resultados quando não se tem conhecimento para alcançá-los. O uso das ferramentas, como BPM, Lean Manufacturing e demais citadas anteriormente, possibilita às empresas identificarem a causa de seus problemas e proporem soluções rápidas e eficientes. Podem ser utilizadas também para elaborar planos de ação, norteando qual caminho o empreendimento vai seguir.

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A melhoria contínua possibilita que as organizações conquistem inúmeras vantagens a curto, médio e longo prazo. Entre os diversos benefícios, vale destacar a redução dos custos, ampliação do fluxo de vendas e o aumento da competitividade da marca em seu mercado de atuação.

Texto escrito por Vitoria Liz, Consultora de Projetos de PUC Consultoria Jr.