Prioridades! Tudo se baseia nesta palavra, e cabe a cada pessoa determinar e organizar seus problemas, e saber priorizá-los de acordo com sua importância.
E para qualquer empresa não é nada diferente, existem problemas de todos os tipos. Porém a grande maioria de seus gestores encontra dificuldades em saber classificar e categorizar cada impasse que aparece. Fluxo de caixa negativo; implementação de mudanças no setor de marketing; problemas com cargos e salários, são algumas das dificuldades típicas encaradas pelas organizações.
E convenhamos, tempo é algo que não temos a disposição, e levando isso em consideração, é de extrema importância saber otimizá-lo e torná-lo produtivo. Caso esse tempo seja gasto de forma ineficaz, em problemas que não são urgentes ou graves, para as organizações isso se traduz em custos adicionais e até mesmo em diminuição do lucro.
Porém, sempre surge uma simples pergunta: “Qual problema deve ser solucionado primeiro?”.
Para responder a essa questão, a Matriz GUT pode ser a alternativa para resolver este problema, sendo muito utilizada em processos como:
- Gestão de qualidade da empresa: com o intuito de melhorar o produto e atender satisfatoriamente aquilo que o cliente deseja;
- Processos de melhoria contínua: buscando gerar mais eficiência, eficácia e melhores resultados de produção, seja em serviços, produtos ou processos;
- Mapeamento e otimização de processos: visa diminuir custos, gerar maior faturamento e melhoria dos processos, além de bem estruturados e eficientes.
Mas o que é efetivamente a matriz GUT?
A matriz GUT é uma ferramenta para priorização e solução de problemas. Através de uma métrica de atribuição de valores a determinadas situações, é possível selecionar qual situação deve receber atendimento prioritário.
Dessa forma, essa metodologia, além de ser simples, pode ser aplicada em qualquer empresa de qualquer porte, e auxilia nos processos de tomada de decisão estratégicas. A seguir serão apresentadas cada uma das etapas dessa matriz.
Etapas da metodologia
1- Liste todos os problemas da empresa
Com um bom alinhamento entre os mais diversos setores que constituem a empresa, identifique os gargalos existentes, e escreva todos, desde os mais simples até os mais complexos, separando-os em uma lista.
2- Classificação dos problemas
Após a montagem da lista é necessário classificar os problemas de acordo com três categorias:
- G – Gravidade: Identificação do nível de gravidade do problema em questão. O quão grande serão os danos ocasionados por ele caso não seja solucionado de imediato?
- U – Urgência: Levando em consideração o imediatismo do problema, a classificação por urgência leva em conta o prazo para que este problema seja resolvido. Seria ele algo de ação imediata ou não prioritário, e esse problema pode esperar um tempo para ser resolvido?
- T – Tendência: Existem problemas que são escaláveis, como por exemplo um setor de vendas que é ineficaz, que a longo prazo, pode acarretar em falta de clientes, e prejuízos contínuos no faturamento da empresa. Sendo assim, a classificação por tendência busca analisar quais são os prejuízos a longo prazo que os problemas em questão podem gerar, e sua capacidade de se transformarem em um problema ainda maior no futuro.
A tabela a seguir serve como uma referência para conseguir classificar cada um dos problemas, atribuindo uma numeração específica para cada um:
E como forma de exemplificar melhor como essa metodologia funciona na prática, foi elaborado um exemplo ilustrativo:
Problema: Mapeamento da origem dos clientes:
Não mapear a origem dos clientes que chegam por inbound em uma empresa não é algo grave para a PUC Consultoria Jr., já que os clientes chegarão ao empreendimento independente se soubermos de onde eles vieram.
Gravidade = 1, sem gravidade.
Dentre muitos problemas da empresa, mapear a origem dos clientes é algo importante, mas não crucial para o bem-estar da empresa como um todo.
Urgência = 2, pouco urgente.
Agora, a longo prazo, se não metrificado a origem dos nossos clientes, não é possível escolher a melhor campanha de marketing para atração de mais leads. Investir no blog? No Instagram? Não se sabe o retorno ao certo, e o investimento feito em determinada área pode não trazer o resultado necessário, consequentemente a empresa estará gastando com algo que não será eficiente. Ou seja, é algo que tende a piorar a longo prazo.
Tendência = 2, irá piorar a longo prazo.
3- Priorizando os problemas
Com os valores atribuídos de maneira específica a cada um dos problemas, basta multiplicá-los e observar o resultado final que definirá qual será a prioridade dos problemas.
Como exemplo temos:
Gravidade Urgência Tendência
1 x 2 x 2 = 4
O valor total é 4, dentre o máximo de 125 (5x5x5), logo não é prioridade.
4- Análise da matriz GUT.
Com a listagem feita e os valores totais atribuídos, fica nítido que existem problemas com pontuações maiores. Basta agora colocá-los em ordem para que fique claro quais devem ser resolvidas de imediato.
5- Plano de ação
De nada adianta identificar os problemas, aplicar a metodologia GUT, e não tomar nenhuma providência. Após colocados em ordem, os problemas devem ser solucionados gradualmente (de acordo com o valor atribuído) para que os resultados da matriz sejam efetivados.
Assim, na última etapa da matriz GUT, cabe a você criar planos de ação que possam solucionar os problemas identificados. Isso deve ser feito adicionando prazos reais, e ações tangíveis e detalhadas, para que nada fique somente no papel e para garantir que realmente ocorram mudanças na empresa.
Vantagens da utilização da matriz GUT e seu impacto no planejamento estratégico
A matriz GUT é uma metodologia facilmente aplicável que pode gerar ótimos resultados se bem feita.Porém, o que é importante ressaltar, é que ela apresenta como gargalo, a própria empresa.
Isso ocorre pois, como visto na primeira etapa da matriz, é necessário listar todos problemas da organização, e caso os setores não reconheçam suas falhas, ou não se esforcem para identificá-las, não será possível aplicá-la no empreendimento.
Dessa maneira, o que se identifica, é que essa matriz depende fortemente do auxílio dos colaboradores e gerentes de cada setor. Assim o que se sugere é que seja realizado um bom alinhamento através de um brainstorming entre colaboradores e gerentes, como forma de ajudar os setores na determinação de seus problemas que nem sempre são claros em um primeiro momento.
Assim, como forma de melhorar o futuro do negócio e garantir o seu crescimento, aplicar a matriz GUT pode ser uma estratégia eficaz para conseguir compreender melhor o funcionamento da empresa, e identificar seus gargalos.
Com isso, o que se conclui, é que essa metodologia pode ser tão conveniente, que a organização muitas vezes encontra problemas que ela nem imaginava ter, e pode ser um auxílio para estabelecer o planejamento estratégico para o próximo ano. Dessa forma, ela facilita nas tomadas de decisão estratégicas, além de ser aplicável para qualquer setor ou empresa, e auxilia na alocação eficiente de recursos.
Texto escrito por Lucas Duarte, Gerente Comercial da PUC Consultoria Jr.
