Entenda mais sobre Mapeamento de Processos
Atualmente, com a exigência constante de produtos e serviços de qualidade e com a concorrência crescente no mercado, as empresas buscam ferramentas para se destacarem e se mostraram eficientes no ramo em que atuam. Uma das ferramentas muito utilizada em negócios é o mapeamento de processos que permite o gerenciamento e a organização dos processos da empresa. Dada a sua importância para a melhoria das instituições, este assunto será abordado com o intuito de mostrar aos gestores a relevância de se fazer um mapeamento de processos e de explicar como ele pode ser realizado.
Objetivos
O mapeamento de processos visa identificar informações sobre determinado processo e estruturá-lo de maneira visual para, assim, estabelecer a sistematização e eficiência das atividades importantes para o funcionamento de uma organização.
Ele é realizado a fim de eliminar o que não agrega valor ao produto ou serviço e alcançar um resultado desejado pela empresa.
Como fazer?
Além de entender o que é um mapeamento de processos e quais são os seus objetivos, é essencial também saber como ele pode ser feito. Na ferramenta, os processos definidos são estruturados em fluxos de atividades e, normalmente, representados por fluxogramas. Estes se utilizam de símbolos gráficos para descrever a natureza e a sequência operacional de determinado processo. Os símbolos são utilizados obedecendo a BPMN (Business Process Model and Notation), que é uma notação gráfica que fornece uma gramática de símbolos padrões para mapear os processos do negócio.
Desse modo, a partir de fluxogramas e da BPMN, mapeia-se processos da seguinte forma:
- Os processos são analisados para identificar aquele que precisa ser estruturado;
- O conjunto de atividades e eventos necessários para o processo em questão deve ser esboçado;
- Estas atividades são sistematizadas relacionando-as por meio de um fluxo e definindo bem a sequência a ser seguida.
Principais benefícios
- Comunicação visual: fácil entendimento da ferramenta. A utilização de símbolos, de conectores e de informações essenciais contribuem para a compreensão da sequência dos processos.
- Compreensão do processo: contribui para que de forma fácil seja possível identificar todos os processos e sua ordem de execução. A ferramenta tem o intuito de ser objetiva e visual, mas simultaneamente conter as principais informações sobre todas as etapas de produção. Assim, o mapeamento de processos permite a fácil compreender todo o processo além de sua sequência produtiva.
- Identificação de problemas e possíveis soluções: auxilia na visualização dos processos internos. A análise de um mapeamento de processos permite verificar falhas e gargalos produtivos. Além disso, auxilia na elaboração de estratégias para solucionar esses problemas.
- Melhor gestão: auxilia os gestores em diversas tomadas de decisões. A ferramenta possibilita controlar, organizar e identificar processos que precisam de ser otimizados. Dessa forma, contribui para o desenvolvimento da empresa aumentando sua produtividade e sua eficiência.
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Por que fazer?
Os benefícios citados provam a importância de se realizar um mapeamento de processo em uma organização. No entanto, as suas vantagens extrapolam o que já foi apontado. A ferramenta também minimiza custos, recursos e tempo com tarefas desnecessárias. Possibilita também que as atividades sejam executadas conforme o planejado estabelecendo uma certa padronização. Além disso, ele revela áreas e situações onde um determinado processo que devem ser melhorados e propicia diferenciação no mercado, o que implica em maior competitividade e fortalecimento da empresa.
É por tudo isso que o mapeamento de processos pode ser um grande aliado da sua empresa!
A seguir temos uma dica para você implementar essa ferramenta:
O Presidente Executivo da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), Jairo Martins, orienta as empresas iniciantes a executarem os processos principais, por meio do mapeamento de processos, de maneira padronizada e documentada. Assim, as instituições podem recorrer ao que foi mapeado e aos resultados gerados sempre que precisar. O que garante o melhor controle das atividades e a simplificação na identificação de problemas. Consequentemente, elas otimizam a produção e oferecem aos seus clientes serviços e produtos de maior qualidade.
Texto escrito por Marcela Lima, Consultora de Projetos da PUC Consultoria Jr.
