O que é um fluxograma
O fluxograma, também conhecido como mapa de processos ou diagramas de fluxo de processos, é uma representação gráfica de atividades contínuas e sequenciais. Esse gráfico possui figuras geométricas que permitem a documentação de etapas e informações importantes de uma operação, gerando um diagrama de fácil interpretação e visualização. Nesse sentido, essa é uma das ferramentas utilizadas para estudar os processos de sua empresa.
Essa metodologia passou a ser amplamente utilizada no desenvolvimento de softwares e no planejamento de negócios a partir de 1940, passando por adaptações e inovações até então. Desde sua difusão no meio empresarial, o fluxograma possui um papel essencial na gestão, possibilitando o reconhecimento das estratégias utilizadas e possíveis problemas no fluxo de produção.
A análise realizada a partir do fluxograma permite a realização do planejamento estratégico. Isso porque facilita a identificação de etapas com baixo rendimento e redundâncias, assim como as etapas mais importantes para a empresa. A partir dessas informações, o gestor é capaz de alocar os recursos e funcionários de forma adequada para cada estágio da produção, assim como formular soluções e inovações na empresa. Dessa forma, os custos desnecessários são reduzidos, aumentando a produtividade.
Além disso, o fluxograma é de suma importância na padronização dos processos, uma vez que serve como um guia para a realização do trabalho no dia a dia. Nesse sentido, é útil também para o treinamento e capacitação dos funcionários, levando a uma maior eficiência e qualidade do trabalho realizado.
Símbolos dos fluxogramas
As figuras geométricas que compõem o fluxograma simbolizam significados específicos, o que auxilia no entendimento de cada etapa do processo descrito. Os símbolos servem como uma forma de classificação da etapa, demonstrando sua importância, suas características e seu status. Essas figuras são conectadas entre si por setas, que representam o fluxo do processo, ou seja, a direção que deve ser seguida.
E, da mesma maneira, também existem diversos símbolos, que podem ser classificados como: de operação, de ramificação e controle, entrada e saída, armazenamento, entre outros. Para fins explicativos, serão demonstrados abaixo os símbolos mais utilizados.
O primeiro símbolo utilizado em todo fluxograma é o de início, conhecido como símbolo de terminação. Esse símbolo, de modo geral, representa o início e o fim dos encadeamentos, sendo importante para reconhecer o resultado do processo.
Símbolo de início/fim
O segundo símbolo, sendo o mais importante, é o de processo. Representado por um retângulo, ele demonstra uma etapa do processo, ou seja, uma ação ou função específica a ser realizada.
Símbolo de início/fim
Além desse, outro símbolo importante, é o de preparação, representado por um hexágono. Esse símbolo é utilizado para evidenciar etapas que precisam ser realizadas antes de prosseguir com o encadeamento do processo. Nesse sentido, pode servir também para necessidades de modificações.
Símbolo de preparação
O símbolo de decisão representa uma demanda a ser respondida, sendo utilizado para representar dois caminhos possíveis dentro do fluxograma. Esse símbolo é muito útil para realizar a comparação de alternativas a serem seguidas, uma vez que permite a visualização das etapas lado a lado, assim como os dois resultados possíveis.
Símbolo de decisão
Ademais, existem símbolos utilizados para a representação de documentos, entrada/saída de recursos, operação manual, entrada manual, atraso, entre outros.
Quais são os tipos de fluxograma
Existem diversos tipos de fluxograma, cada qual estabelecido para um objetivo específico. De modo geral, os tipos foram definidos e classificados por autores, havendo um foco diferente de acordo com a área de atuação do autor.
Nesse sentido, em 2003 Alan B. Sterneckert definiu 4 principais tipos de fluxogramas para a área de tecnologia de informação: de documentos, de dados, de sistema e de programas. Dessa forma, de modo geral, as classificações seguem esses parâmetros utilizados por Sterneckert, focando na lógica entre o sistema e o programa utilizado na empresa. No ramo empresarial, essa lógica foi aplicada gerando dois tipos principais de fluxograma: o geral e o mais detalhado.
Entretanto, é interessante ressaltar a classificação de fluxogramas proposta por Mark A. Fryman em 2001, que segue a lógica utilizada no meio de negócios. Esses tipos foram: o de decisão, focado em comparar processos, sendo utilizado no processo de tomada de decisão; o lógico; o de sistemas; o de produto e, por fim, o de processos.
Os fluxogramas são classificados entre:
- Fluxograma vertical: é o mais utilizado pelas empresas, sendo importante para realização de projetos de melhoria contínua. Ajuda a reconhecer as etapas a serem seguidas para implementação de uma inovação, assim como a relação entre as etapas.
- Fluxograma multifuncional: aquele que apresenta processos que percorrem diversas áreas produtivas, ou seja, abarca mais de um setor da empresa em questão. Esse fluxograma é dividido horizontalmente por setor.
- Fluxograma de raias: utiliza a linha contínua para demonstrar os caminhos percorridos, podendo haver entradas e saídas no mesmo ponto. Esse diagrama é essencial para definir as responsabilidades de cada funcionário no trabalho em equipe.
- Fluxograma de cadeia de processo mobilizada por eventos: esse fluxograma foca no processo em si, sendo utilizado para a documentação e planejamento da produção.
- Fluxograma de tomada de decisão: assim como o fluxograma de decisão de Fryman, esse diagrama apresenta os procedimentos utilizados na negociação, apresentando os possíveis resultados. É útil para demonstração de riscos e oportunidades, contribuindo para os tomadores de decisão na empresa.
Como criar um fluxograma
1. Qual processo irei mapear?
O primeiro passo para se criar um fluxograma é a escolha do processo a ser mapeado e o reconhecimento do objetivo que se quer alcançar com o diagrama. Já que, existem diversos processos que podem ser estudados em uma empresa, desde a forma com que se produz um item ou se presta um serviço até a compra dos fornecedores e pagamento de impostos.
Nesse sentido, cada processo possui um objetivo diferente e até um mesmo processo pode possuir mais de um objetivo. Por exemplo, é possível que se queira mapear como é realizado o banho e a tosa em um Petshop para reduzir os gastos ou para estabelecer a gestão eficiente dos funcionários.
2. Quais são as etapas do processo?
O segundo passo é listar as etapas do processo. Para isso, é importante reconhecer quem são as pessoas envolvidas, os materiais necessários, as ações que são realizadas, os documentos redigidos ou utilizados, entre outros. Além disso, uma dica importante é anotar qual o nível de importância daquela etapa para o processo, o que facilitará a análise do fluxograma. Nesse passo, é necessário conversar com os funcionários e pessoas envolvidas no processo, fazendo perguntas detalhadas.
3. Como será feito o fluxograma?
O terceiro passo é analisar a listagem e o objetivo que se quer alcançar, e, com base nisso, escolher o tipo de fluxograma mais adequado para os dados que você coletou. Como mencionado anteriormente, para definir as responsabilidades dos funcionários, o fluxograma mais adequado é o de raias. Caso não seja possível a identificação de um tipo específico, o fluxograma pode ser feito de forma livre.
Nesse passo é essencial escolher os símbolos que serão utilizados para cada processo, assim como o recurso que será utilizado para formular o fluxograma. Os fluxogramas podem ser feitos a mão no papel, ou, de maneira mais rápida, através de programas no computador. Existem programas específicos para a formulação de fluxogramas, porém, eles podem ser feitos facilmente através do próprio Word ou Google Docs.
4. Como preencher um fluxograma
O quarto e último passo para a formulação do fluxograma é o preenchimento do mesmo. Após a escolha de cada símbolo a ser utilizado, se realiza o preenchimento das figuras escrevendo um termo referente a cada processo sobre os símbolos adequados. De praxe, se utiliza primeiramente o símbolo de início, contendo o termo da primeira etapa do processo a ser estudado.
Caso o processo escolhido seja o de banho em um cachorro no Petshop, a primeira etapa seria receber o pet no estabelecimento, sendo essa escrita dentro do símbolo de início, por exemplo. Após esse preenchimento, se deve colocar uma seta apontando para o próximo símbolo, que será preenchida pela próxima etapa. Essa ação se repete de forma contínua até completar todo o processo, finalizando com o resultado no símbolo de fim. No caso mencionado, a última etapa seria devolver o pet limpo de volta ao seu dono.
Conclusão
O fluxograma é essencial para a gestão de uma empresa, possibilitando a visualizações de processos e o reconhecimento de etapas importantes. Portanto, pode ser utilizado para reconhecer possíveis problemas de fluxo, capacitar pessoas e realizar inovações.
Processo de formulação de um fluxograma
Fonte: PUC Consultoria Júnior, 2021.
Caso você tenha interesse no conteúdo, entre em contato! A equipe da PUC Consultoria Jr. disponibiliza o serviço de Mapeamento e Otimização de Processos, que contém o planejamento estratégico possibilitado pelo fluxograma e estará disponível para ajudar. Ademais, o blog possui diversos conteúdos técnicos como os abordados nesse texto, sendo muito útil para a consolidação de gestores no meio empresarial.
Indicação de livro
O livro indicado para compreender a gestão de processos através dos fluxogramas é o “Mapeamento e Gestão por Processos – BPM (Business Process Management)” de Orlando Pavani Junior e Rafael Scucuglia, publicado em 2011.
Texto escrito por Ana Basques, consultora de projetos da PUC Consultoria Jr.
