Contextualização
Organização nunca é uma tarefa fácil, sempre é necessário esforço e tempo para se organizar antes de executar uma tarefa que foi pedida. Pensando nessa necessidade de organização ágil foi que em 1917. Henry Gantt resolveu desenvolver um método de acompanhamento visual de tarefas a cumprir que era muito mais eficaz do que qualquer mecanismo da época.
Com foco em acompanhar as diferentes etapas de um processo e visando reduzir atrasos. A partir disso foi desenvolvida então a ferramenta de gerenciamentos de projetos conhecida como Diagrama de Gantt ou Gráfico de Gantt.
Diagrama de Gantt
Como já dito o Diagrama de Gantt é uma ferramenta que busca fazer um gerenciamento de projetos mais eficiente. Ela faz isso através da disponibilidade de algumas informações relevantes como: descrição simplificada, datas de início e fim, duração, responsável e interdependência.
Um diagrama de Gantt busca organizar as tarefas em uma linha do tempo sempre respeitando uma ordem de precedência definida pela ligação entre as atividades ou pelo tempo de duração delas.
Essa organização é feita por barras ou linhas que representam a linha do tempo de duração de cada tarefa e o tempo total que será necessário para cumprir todo o projeto.
Benefícios do Diagrama de Gantt
O principal benefício do Gráfico de Gantt é mostrar de maneira clara e visual como está o andamento das tarefas em um projeto. Com isso, facilitar o entendimento de todos os envolvidos no trabalho para que assim tenha uma maior agilidades nas etapas e sincronia no decorrer do projeto.
Um diagrama bem elaborado também irá te auxiliar a deixar o objetivo do projeto menos complexo pela segmentação das tarefas. Tornando a visualização do que deve ser feito e quando deve ser feito muito mais simples.
Com a estruturação das atividades dentro da linha do tempo total no Diagrama de Gantt será mais fácil entender a interdependência das tarefas dentro do cronograma total. Ficando claro o a necessidade de cumprir uma tarefa dentro do tempo estipulado para se manter o cronograma total.
Entretanto, mesmo o Diagrama sendo uma ferramenta muito útil ela também pode ser feito em conjunto com outros métodos que irão te ajudar a alavancar suas operações
Como montar um Diagrama de Gantt
Hoje no mercado existem muitos softwares que fazem a montagem de Diagramas de Gantt das tarefas de operação da empresa.
Porém como essas ferramentas são caras pensamos em um modo mais simples para te ajudar a gerenciar melhor suas operações através da criação do Diagrama de Gantt pelo Excel.
1° Passo
Primeiramente, você terá que estruturar uma tabela das tarefas da sua empresa, como data de início, duração em dias e data de término, como mostrado a seguir:
| OPERAÇÕES DA EMPRESA | |||
| TAREFA | DATA DE INÍCIO | DURAÇÃO EM DIAS | DATA DE TÉRMINO |
| Tarefa 1 | 03/10/2020 | 3 | 06/10/2020 |
| Tarefa 2 | 03/10/2020 | 5 | 08/10/2020 |
| Tarefa 3 | 05/10/2020 | 7 | 12/10/2020 |
| Tarefa 4 | 06/10/2020 | 12 | 18/10/2020 |
| Tarefa 5 | 08/10/2020 | 3 | 11/10/2020 |
2° Passo
Com a tabela já formada agora você irá selecionar as duas primeiras colunas, ir na aba inserir, clicar em inserir gráfico e depois todos os gráficos, e selecione Barras Empilhadas como o tipo de gráfico.
3° Passo
Agora selecione o gráfico criado vá na aba design e depois selecionar dados.
4° Passo
Assim que a janela abrir após clicar em selecionar dados clique em adicionar.
5° Passo
Assim que clicar em adicionar irá aparecer uma janela chamada Editar série. Em nome de série selecione a cédula correspondente a duração de dias e em valores da série, selecione os dados da coluna e depois clique em ok depois ok novamente.
6° Passo
Agora clique sobre o eixo das tarefas e depois clique novamente com o botão direito e selecione a opção formatar eixo.
7° Passo
Agora clique em opções de eixos e então marque a caixa categorias em ordem inversa.
8° Passo
Agora clicando sobre o eixo horizontal, faça o mesmo que o passo 6. E em opções de eixo de observe que na caixa de mínimo e máximo não se tem datas, mas sim valores. Isso é porque o Excel tem um número decimal equivalente para cada data.
9° Passo
Agora para descobrir os valores certos, selecione as datas de início do projeto e copie para outra célula qualquer, depois selecione e então na aba principal, altere o tipo de formato de número para geral. Faça isso para a data final do projeto também.
10° Passo
Agora com os valores gerais da data de início de fim do projeto, altere os valores de mínimo e máximo no passo 8.
11° Passo
Por fim, selecione todas as partes azuis das barras do gráfico. Após isso, clique com o botão direito e selecione formatar série de dados, então nessa aba em preenchimento (Balde de tinta) e marque a opção sem preenchimento.
O resultado final será esse de um Diagrama de Gantt das suas tarefas:
Conclusão
O uso do Diagrama de Gantt em sua empresa além de ajudar a entender melhor o fluxo dos seus projetos também ajudará a entender o Mapeamento das suas operações o ajudando a alavancar suas operações através de um gerenciamento mais eficaz e simples no seu dia a dia.
Texto escrito por Marco Otávio Poubel, gerente de negociações da PUC Consultoria Jr.
