O que é Gestão do Conhecimento?
A gestão do conhecimento também é conhecida como o conjunto de tecnologias e atividades, cujo o intuito é ajudar na criação, ou na transferência e aplicação do conhecimento nas organizações. Entretanto, significa identificar quais são os conhecimentos que você e seus funcionários têm que são usados para fazer a sua empresa funcionar. Em segundo lugar, o conceito também engloba a transformação desses conhecimentos disponíveis em forma de processos, para que sua empresa não fique dependente da competência de alguns funcionários específicos. Por fim, gestão do conhecimento ainda é saber quais são as competências que seriam interessantes você desenvolver para fazer a sua empresa funcionar melhor.
Vantagens:
Aplicada ao dia a dia, a gestão do conhecimento consegue otimizar a construção de soluções para os problemas, além de diminuir gastos em produtos. Assim, as empresas se tornam mais organizadas e com o tempo, tal organização se faz de forma natural.
Como manter a gestão do conhecimento na sua empresa:
Para organizar os processos do seu empreendimento, você pode utilizar várias estratégias, dentre elas, algumas foram listadas abaixo:
Tenha metas unificadas:
Quando a empresa tem metas unificadas, ela consegue fazer os colaboradores se moverem em uma direção, sem desvios. Imagine se cada profissional começa a trabalhar em prol de um objetivo diferente. Vocês podem até produzir muito, mas de forma fragmentada e cada um em uma direção. Isso gera retrabalho, obstáculos e acaba reduzindo a produtividade. Estabelecer objetivos em consenso permite desenvolver sinergia e união no time e promover ações construtivas e cooperativas. Assim, a atividade de um contribui com a do outro, e vocês conseguem realizar um bom trabalho.
Faça um mapeamento:
Mapear os processos é uma medida estratégica fundamental para organizar as atividades da empresa. Para isso, é importante definir as entradas, saídas, componentes, participantes (colaboradores, clientes e fornecedores) e limites de cada etapa dos processos.
Procure documentar todas as informações, isso facilita o acesso e sistematiza os dados, otimizando a compreensão e análise. É uma ótima ideia projetar gráficos e esquemas que apontem o fluxo de tarefas. Dessa forma, você e sua equipe podem visualizar melhor todas as etapas e elementos envolvidos em cada uma delas.
Padronize suas atividades:
Contar com procedimentos operacionais padronizados agiliza a produção, pois as medidas para atuar em situações diferentes já estão previstas. Ao consultar os documentos com os padrões operacionais, o colaborador poderá seguir os modelos e realizar as atividades com efetividade, sem problemas. Assim, vocês minimizam erros e perda de tempo e reduzem riscos na produção. Isso também aumenta o conhecimento dos processos por todos os colaboradores, o que fortalece sua equipe.
Faça avaliações e se abra para mudanças:
Ter os procedimentos organizados não significa que eles não estejam sujeitos a mudanças. Quando as inovações trazem benefícios, elas são bem-vindas. Avalie sempre os procedimentos de trabalho, veja se estão promovendo resultados positivos e, quando identificar dificuldades, busque soluções com a sua equipe.
A organização de processos vai ajudá-lo a identificar problemas existentes, potenciais problemas e também facilitará a realização de mudanças. Afinal, como tudo já está mapeado, é muito mais fácil inserir transformações no que não vai tão bem.
A organização dos processos em um empreendimento é a sistematização das atividades, separando as etapas e os componentes que participam de cada uma delas, como recursos, profissionais, tarefas e documentos. Essa estratégia traz diversos benefícios para o empreendimento, como a melhora na qualidade do serviço, mais agilidade e produtividade.
Sistemas que facilitam a gestão do conhecimento:
Google Drive e o Dropbox são exemplos de ferramentas que podem ser usadas para auxiliar no gerenciamento empresarial. Através de ambas as plataformas é possível armazenar, partilhar e ter um histórico de dados salvos na nuvem. Algumas das utilidades estão listadas abaixo:
Armazenamento e acesso online:
Pode acessar aos seus documentos em qualquer computador, smartphone ou tablet, desde que esteja online e tenha o seu nome de utilizador e a sua senha.
Tem 15 GB gratuitos para armazenar documentos de texto, apresentações, folhas de cálculo, fotografias, vídeos, pastas, etc.
Partilha e trabalho conjunto:
Outra vantagem importante do Google Drive é que você pode partilhar dados com quem quiser, deixando outras pessoas ler ou editar os documentos criados. Assim, consegue criar um documento para uma equipe e atribuir tarefas entre diferentes pessoas, por exemplo. Elas podem colaborar em tempo real. É uma forma excelente de organizar o trabalho conjunto a realizar.
Segurança a toda a hora:
Em vez de guardar documentos no computador ou num disco externo, o Google Drive guarda os documentos na nuvem, garantindo que os seus documentos estão seguros, aconteça o que acontecer aos seus dispositivos eletrônicos.
Histórico de edição e restauração:
Mesmo que alguém se engane na edição dos documentos, o histórico de edição permite voltar a uma altura anterior ao erro cometido.
Leque de ferramentas oferecidas:
O Google Drive apresenta ferramentas como Word, o Excel e o PowerPoint. Apesar de mais limitadas, são alternativas ao pacote Microsoft Office.
Muitas opções disponíveis:
Com o Google Drive pode fazer inquéritos, formulários, elaborar diagramas, mapas de ideias, entre muitas outras opções (são mais de 100 as aplicações disponíveis no Drive).
Funcionamento offline:
Existe uma opção de acesso e edição offline dos documentos. Quando o computador conseguir uma ligação à internet, serão atualizadas e guardadas as edições realizadas.
Já tem um negócio, mas não sabe como implementar a gestão do conhecimento na sua empresa? A aplicação de fluxogramas juntamente com a pesquisa de mercado podem te auxiliar. Saiba mais sobre ferramentas de Gestão de Qualidade, como a 5W2H!
