Segundo o “Aurélio”, planejamento é o ato ou efeito de planejar. É o processo que leva ao estabelecimento de um conjunto coordenado de ações, visando à consecução de determinados objetivos. Ou seja, planejar é elaborar um roteiro de ações para se atingir um determinado fim. Não é novidade que as empresas necessitam de uma organização e alinhamento entre todos os setores. Porém nos momentos mais complicados, principalmente no cenário de pandemia, os gestores não se comprometem em fazer um planejamento de produção adequado. Tal fato pode ocasionar na maioria das vezes em retrabalho e falhas na comunicação.
Esses problemas estão presentes em pequenas, médias e grandes empresa. Portanto se a sua empresa já passou por isso ou você tem curiosidade de saber como se portar nessa situação te indico ler esse texto. Para entender as várias técnicas e ferramentas facilitadoras do seu trabalho, que o auxiliam tanto a curto quanto a longo prazo.
Por onde começar esse planejamento?
É de suma importância entender que a empresa é dividida em duas grandes áreas: a produtiva e a administrativa. A primeira tem o objetivo de cuidar da fabricação dos produtos, já a segunda tem como finalidade auxiliar o setor produtivo em geral. Dito isso podemos relacionar o planejamento de produção como algo que depende da colaboração de todas as áreas da empresa. Ou seja, todos os setores que têm participação no processo produtivo devem estar envolvidos. Para ficar mais claro, vou dar alguns exemplos de como cada setor pode ajudar no planejamento e controle da produção (PCP).
RH: Determina a quantidade de funcionários que precisam trabalhar no processo de produção. Além, de terem a funcionalidade de contratar e demitir de acordo com a demanda da produção.
Financeiro: O setor está presente no cálculo financeiro da matéria prima, do estoque e do produto finalizado, visando calcular o preço final do produto.
Vendas: É responsável por reconhecer as previsões de venda de cada produto, sabendo assim a quantidade que deve ser produzida para cada um deles.
Compras: No PCP, é o departamento destinado a suprir a falta de materiais. Para que ocorra sem atrasos e desperdícios.
Almoxarifado: Essa é a divisão que tem mais contato com a produção. Por ter como fim, receber a matéria prima com um estoque de segurança e repassar para o setor produtivo conforme a demanda.
A integração entre todos esses setores é fundamental para ter um planejamento e controle da produção bem estruturado, sendo um grande facilitador para a empresa. Ele estará no controle das atividades de decisão quanto aos recursos da produção. Fazendo com que tudo seja executado com os materiais certos, e no tempo e quantidade adequado. Assim, diminuindo os desperdícios ou defasagens na sua produção.
Etapas do planejamento de produção
Mas quais seriam os primeiros passos? Existem algumas etapas do processo que devemos seguir, primeiro planejando, para depois controlar.
1ª etapa – Previsão de demanda da produção
Para começar a colocar o planejamento em prática, é preciso estimar qual será o volume de vendas/demanda no período. É possível fazer isso através da previsão de vendas. Dessa forma é possível estimar qual será a demanda dos materiais, da produção e do pessoal.
Caso a empresa não possua essa parte estruturada, é recomendado uma pesquisa de mercado acerca do público alvo. Definindo para quem os produtos seriam destinados, além de um estudo macro sobre o alcance que estes teriam na região. Podendo assim, ter uma análise real a respeito da demanda prevista.
2ª etapa – Planejamento da capacidade produtiva
Após ter uma noção da demanda do período e do futuro a longo prazo, agora a empresa deve adequar a capacidade produtiva para a demanda. Ou seja, é preciso definir se será necessário aumentar a capacidade contratando mais pessoal e comprando mais máquinas. Ou se é preciso reduzir a produção e a mão de obra disponível.
3ª etapa – Planejamento agregado da produção
O objetivo dessa etapa é determinar qual é a melhor estratégia de produção para a fábrica, com base nos resultados obtidos anteriormente. Portanto, será discutido qual o volume de estoque, os contratos com fornecedores e com os serviços de logística. Essa fase deve ser sempre revisada mensalmente, com o intuito de estar sempre em melhoria contínua. Sempre buscando os melhores preços de matéria prima e outros gastos da empresa.
Para executar da melhor maneira, a empresa deve ter bem alinhada quais são os processos dela. Além das funções de cada funcionário e o colaborador saber a real dependência do que ele faz para o processo inteiro. Isso costuma ser uma lacuna de muitas empresas, por isso, necessitam de um mapeamento geral dos processos. Esse consiste em entender como a empresa se organiza e como funciona a função de cada colaborador. Facilitando tomar decisões em relação a qual área precisa de auxílio, seja o almoxarifado, compras, Rh, produção, etc.
4ª etapa – Controle de produção
Com o planejamento feito, chegou a hora de controlar a sua produção e verificar se está tudo seguindo o combinado. Nessa etapa sua equipe deve mensurar e analisar os dados informados pelo seu sistema de gestão para identificar problemas, melhorar processos e realizar outros ajustes. Com esse controle será possível tomar decisões mais assertivas na hora de melhorar os processos da sua indústria.
Questões importantes acerca desse planejamento
Por fim, nota-se a real importância de ter um planejamento bem feito. Principalmente do controle da produção, com todos os setores alinhados, sabendo suas funções e a dependência que cada um deles tem para o processo geral. Vale destacar, assim como em todo o texto, a quantidade de ações necessárias em vários setores para que esse planejamento aconteça de maneira efetiva.
Portanto é muito comum antes de implementar esse tipo de planejamento, a empresa fazer um estudo de mapeamento e otimização de processos. Serviço no qual a PUC Consultoria Júnior oferece ao cliente o conhecimento de todo o sistema da empresa e das responsabilidades que cada setor possui. Esse projeto oferece metodologias como fluxograma, gráfico de Gantt e árvore de processos, etapas fundamentais para entender melhor os processos da empresa.
Conclusão
Com isso, o que se conclui, é que o planejamento e controle da produção é algo viável. E que auxilia a desenvolver todas as áreas da empresa, sempre buscando novos conhecimento e ideais de implementação.
Se interessou pelo assunto ou por algum dos temas abordados? Nosso blog está recheado de textos sobre assuntos de mercado, finanças, marketing, mapeamento e otimização, entre outros.
Texto escrito por Rodrigo Chaib, gerente de projetos da PUC Consultoria Jr.
