O novo Corona Vírus, provocou um cenário nunca antes visto pela humanidade, em que países se encontram em isolamento social. E essa circunstância demanda maior utilização de Home Office para trabalhar. Porém, grande parte dos brasileiros não estavam habituados a esse modelo, assim como muitas empresas não possuem uma estrutura voltada para isso, o que inicialmente já gera um grande impacto na produtividade.
Assim, esse despreparo acaba gerando desorganização e, por consequência, prejudicando os resultados dos funcionários. Distrações domésticas, necessidade de maior disciplina e dificuldade de manter a comunicação entre a equipe, são alguns dos possíveis fatores que podem prejudicar a desenvoltura do trabalho em casa. E para tentar minimizar esses problemas, serão feitas observações acerca de quais medidas a organização deve necessariamente adotar durante o trabalho em regime remoto.
Comunicação
A comunicação interna de uma empresa é fundamental. Pois é através dela que será possível trazer orientações para o andamento do trabalho ao longo de toda a pandemia. Dessa maneira, os diversos setores devem ter uma comunicação clara e objetiva com todos os colaboradores, como forma de incentiva a empatia entre as pessoas e, buscar garantir o alinhamento entre as equipes.
Essa empatia por sua vez, faz com que os colaboradores se sintam valorizados e não percam a proximidade uns com os outros, impactante diretamente na produtividade. E, assim como mostra o estudo feito pela Forbes, garantir o sentimento de felicidade e proximidade dos funcionários durante o trabalho, pode alavancar em até 20% sua produtividade.
Como manter essa comunicação?
Para conseguir se manter atualizado, e garantir o alinhamento entre as equipes e setores de toda a empresa, existem diversas ferramentas para te auxiliar nesse processo. Sendo que, essas ferramentas por sua vez, são altamente confiáveis e utilizadas até mesmo por empresas como Apple, Twitter e Google. E sendo a maioria delas acessíveis e gratuitas, nada impede que ela seja utilizada por empresas de micro, pequeno e médio porte. Assim, dentre essas plataformas podemos citar:
- ZOOM
- Google Meets
- Slack
- DingTalk,
- WeChat Work,
- Google Hangouts
- BlueJeans
- Pipefy: Auxilia bastante no processo de manutenção da organização e do andamento da empresa. Essa ferramenta faz isso através da organização, atribuição e acompanhamento das tarefas que são selecionadas e aplicadas a cada membro da empresa.
Orientações para exercer uma gestão eficiente e garantir a produtividade
Para que a utilização dessas plataformas seja feita de maneira efetiva, é necessário que hajam reuniões regulares entre todos os integrantes da empresa. Pois, diferente do trabalho presencial, em que há maior oportunidade de comunicação e interação, o isolamento social demanda maior frequência de reuniões virtuais, para manter a união dos colaboradores.
Nesses encontros online, é importante que sejam expostas informações sobre cada setor, para que assim, todos estejam atualizados sobre o andamento da empresa. Dessa maneira é preciso coordenar adequadamente como se dará as reuniões, por meio da elaboração de uma pauta e de quais serão os temas tratados em cada encontro virtual.
Além das reuniões gerais que envolvem todos os integrantes da empresa, encontros virtuais entre os membros de cada setor também são essenciais. Dessa maneira, é possível manter o contato entre os membros das equipes, e combinar da melhor maneira quais serão as tarefas de cada setor.
Além disso, esses encontros de alinhamento devem ocorrer com bastante frequência, para que sempre sejam comunicados as estratégias e mudanças que serão feitas pela empresa e para os setores. A partir desse direcionamento, menor será o tempo de ociosidade dos colaboradores, assim como as dúvidas sobre o que fazer e como agir, além de permitir um maior alinhamento, e evitando perda de produtividade.
Maior autonomia pode ser sinônimo de maior produtividade
Ao contrário do que muitos pensam, durante o trabalho em regime remoto não é indicado controlar rigidamente cada funcionário. Isso pois, a estrutura organizacional da empresa, passa a ser drasticamente alterada par se conseguir adequar ao momento. Dessa maneira, sugere-se flexibilizar o horário de trabalho, para que cada um possua autonomia para se organizar e escolher quando trabalhar.
Nesse sentido, o papel da organização deve ser de auxiliar no processo de criação e atribuição das tarefas que cada setor deve desempenhar. Porém, é interessante que os horários pessoais possam ser flexíveis e adequados de acordo com as mudanças de rotina de cada funcionário.
Sendo assim, a medição da produtividade dos colaboradores, passa a ser um fator que necessariamente deve ser medido a partir dos resultados que ele obteve, e da qualidade e execução das tarefas em um prazo determinado, e não mais pela quantidade de horas que ela passa a produzir.
A partir disso, a concessão dessa autonomia, acaba por fortalecer os laços entre a empresa e seus colaboradores. Uma vez que os funcionários sentem que a empresa confia neles, e que são capazes de assumir responsabilidades. Essa autonomia também representa uma grande oportunidade para os próprios funcionários desenvolverem aspectos que os ajudem no crescimento profissional e pessoal. E é justamente esse fator que representa segundo o fundador do Great Palace To Work:
‘Um elemento fundamental para a formação de um ambiente de trabalho agradável é a confiança entre a empresa e seu colaborador.’
Robert Levering
Portanto, não deixe seus colaboradores de lado. Conceda a atenção que eles merecem e, acima de tudo busque manter a equipe unida mesmo a distância. Isso é de extrema importância tanto para que seja possível de se manter um nível de produtividade, e para que a identidade da sua empresa não seja perdida. É preciso sempre lembrar que são seus colaboradores que mantém a sua organização funcionando.
Texto escrito pro Bruno Viotti, Consultor de Projetos da PUC Consultoria Jr.
