Estrutura organizacional: modificando estratégias

O novo Corona Vírus chegou no Brasil no início do ano de 2020 e sua rápida contaminação fez o país ser um dos epicentros da pandemia. Dessa forma, na busca do combate a essa nova doença, utilizou-se do isolamento social e do consequente fechamento de estabelecimentos físicos que não fossem considerados essenciais.

A paralização das atividades por completo dos ramos considerados não essenciais não foi uma opção para grande maioria dos empreendedores brasileiros, pois muitos dependem apenas dessa renda. Por isso, estão sendo adotados e modificados estratégias para que os serviços e produtos continuassem rodando.

Assim, dentre os planos de ação determinados pelas empresas, todos buscando a adaptação ao novo cenário, estão presentes:

• home office;
• venda online;
• demissão ou contratação de funcionários;
• adiantamento de férias e;
• suspensão temporária dos contratos de trabalho.

Dessa maneira, o que se percebe, é que todas essas medidas influenciaram na estrutura organizacional das empresas. E é dentro desse novo cenário que muitas buscaram enxergar a necessidade de ser flexível diante das adversidades do mercado.

Home Office

O HomeOffice foi o mais utilizado nesse momento de crise, pois é a maneira que melhor mantém as funções da empresa e não coloca em risco a saúde de seus funcionários. Esse modelo de trabalho flexibiliza alguns fatores como dress code, horário de trabalho e funções rotineiras, exigindo a formulação de uma nova rotina de obrigações.

Segundo o professor da FGV(Fundação Getúlio Vargas), André Miceli:

“O HomeOffice necessita de uma comunicação intensa e centralizada em um único canal entre os colaboradores, para que não haja informações perdidas ou mal interpretadas, e os processos, tanto internos quanto externos, devem obter instruções claras para que se mantenham no cotidiano. Essas medidas buscam não alterar muito a rotina de trabalho e manter o resultado das equipes positivo ao final do expediente.”

André Miceli

Esse modelo de trabalho é amado por uns e detestado por outros, pois influencia não apenas o meio empresarial e profissional, como também o pessoal de cada membro da instituição. Por isso listamos abaixo 5 vantagens e desvantagens dessa forma de trabalhar.

Vantagens:

• Independência pessoal, podendo definir seu próprio horário e não depender de terceiros para trabalhar
• Menos perda de tempo com locomoção, e automaticamente, menos carros na rua produzem menor poluição
• Redução de custos, tanto para o funcionário quanto para a empresa
• Otimização de tarefas, pois haverá as atividades do dia e menos imprevistos de pessoas pedindo auxílio
• Gestão pessoal, montando seu ambiente de trabalho, suas pausas e horários

Desvantagens:

• Isolamento Social sem ter contato com pessoas fora de casa no dia a dia
• Distrações domésticas podem atrapalhar, como ajudar algum familiar ou imprevistos nas atividades da casa
• Para não disciplinados, é difícil se planejar seu horário de trabalho e de lazer
• Baixa troca de experiência entre os colaboradores
• Dificuldade em manter a comunicação e o espirito de equipe por causa da baixa interação entre os membros

Além dessas, existem outras percepções sobre essa forma de trabalhar, mas não são todas as empresas e ramos que possuem estrutura para adotá-la. Dessa maneira, nesse cenário atual, onde é preciso adotar medidas de isolamento, os processos da empresa precisam ser bem definidos e os produtos ou serviços aplicáveis a distância para conseguir aderir ao HomeOffice. Alguns exemplos de empresas que estão utilizando esse método de trabalho são a Localiza Hertz, o Banco Inter, Banco Itau e PicPay.

Como uma estrutura organizacional bem elaborada pode auxiliar na produtividade durante esse período?

Antes de vermos como a estrutura organizacional pode ser um facilitador no cenário que estamos vivendo, precisamos entender o que esse termo significa. A partir disso, a estrutura organizacional é um instrumento que auxilia na organização interna da empresa, permitindo que todos os membros estejam cientes da Missão, Visão e Valores da empresa e caminhem juntos aos objetivos.

Porém, existem muitos fatores que influenciam nessa organização, como comunicação, processos, setores, responsabilidades, hierarquias e a combinação de todos eles que impactam na rotina das empresas. Dessa forma, com todas essas influências distintas, criou-se vários tipos e classificações de estruturas organizacionais.

Nesse sentido, essas definições variam de acordo com as características que cada empreendimento deseja ter. As mais conhecidas são as divisões de estruturas horizontais e verticais, e são reconhecidas da seguinte forma;

• Horizontal: são empresas que dão maior autonomia e liderança para os membros, onde cada equipe obedece a apenas um gestor
• Vertical: são empresas mais hierarquizadas, onde o organograma da empresa se assimila a uma pirâmide onde o CEO e presidente estão no topo

Além disso, outra divisão muito utilizada no meio empresarial são as estruturas formais e informais, mas não dependem necessariamente da classificação anterior. Elas estão descritas abaixo:

• Formal: estão presentes, em sua maioria, nos modelos verticais, pois as tomadas de decisão são feitas de cima para baixo assim como a autonomia e responsabilidade
• Informal: são mais flexíveis, pois são mutáveis, instáveis e não podem ser controlados, nele existem líderes que são influenciadores e possuem maior poder de voz, mas não há diferenciação de cargo no organograma

Assim, para definir o modelo que melhor se aplica a sua empresa é necessário ter claro quais são os objetivos do empreendimento, principalmente nesse momento em que o Covid-19 alterou o planejamento inicial. Essa reestruturação auxilia para que os novos modelos de trabalho não obtenham uma brusca diferença para os stakeholders, e consequentemente, a luta pelas metas e objetivos não seja muito impactada.

Adaptação e confiabilidade

A confiança e adaptação dos membros e clientes ao novo modelo de negócio é imprescindível para o sucesso da empresa, principalmente no cenário atual. Sem esses dois fatores, é muito difícil que a empresa consiga manter seus produtos e serviços rodando, e a produtividade de suas equipes. Entretanto, as estruturas organizacionais não possuem uma regra para serem aplicadas, é preciso analisar o estado presente da empresa, seus objetivos e a perspectiva mercadológica que lhe comporta. Entretanto, existem casos que não conseguem trabalhar em meio remoto e precisam traçar outras estratégias para se manterem no mercado.

Por isso,  a PUC Consultoria Jr. está disposta a te ajudar! Nossos serviços gratuitos podem auxiliar nessas mudanças que as empresas precisam tomar para se adaptarem. E além disso, o mais importante é se preparar para o cenário pós pandemia. Portanto, não fique parado e conte com ajuda profissional para te auxiliar a se reorganizar, e passar por esse período com o mínimo de danos possíveis.

Texto escrito por Fernanda Mello, Vice Presidente da PUC Consultoria Jr.