A manutenção da produtividade dos colaboradores de uma empresa, é um dos aspectos mais complicados de se administrar. Isso ocorre pois a produtividade depende fortemente de fatores externos, e que muitas vezes não podem ser controlados, por envolverem questões mais subjetivas e motivacionais, podendo assim, interferir diretamente na forma como as tarefas são executadas na empresa.
Importância da análise de processos internos
Administrar corretamente a produtividade é um problema recorrente em empresas de todos os portes e seguimentos. E quanto mais rápido a empresa procurar por uma solução, maior será a chance de melhorar a eficiência produtiva dos colaboradores.
Sabendo disso, para gerir a produtividade dentro de uma organização, é necessário não somente conceder atenção aos colaboradores, mas também ter atenção quanto aos processos que envolvem a produção interna da empresa, clima organizacional que a constitui, e possibilidades de progressão de carreira na empresa. Assim, será possível identificar gargalos que interferem negativamente no desempenho produtivo do cooperador, e quais o auxiliam.
Essa análise por sua vez, pode ser feita através de um Mapeamento e Otimização dos Processos que constituem a empresa. Através deste estudo, é possível identificar, compreender, modificar e aplicar melhorias sobre os processos que estão sendo mapeados.
Ferramentas de gestão de produtividade
Várias ferramentas e teorias surgiram e passaram a ser aplicadas pelas empresas para conseguir administrar a produtividade. A seguir serão apresentadas algumas que serão mais voltadas para a empresa, e outras que serão mais voltadas para o uso dos próprios colaboradores.
Aplicativo para os funcionários:
- Focus Keeper
O Focus Keeper busca deixar seus estudos, tarefas e trabalhos mais produtivos ao utilizar o método de estudos “Pomodoro”. Essa metodologia consiste em garantir que durante sessões de produção intercaladas com pequenas pausas o usuário mantenha seu foco e atinja sua produtividade máxima nas tarefas a serem realizadas.
Durante o uso do aplicativo, sugere-se que o usuário siga 5 passos para alcançar de forma efetiva seu objetivo:
- Escolha uma tarefa.
- Programe o cronômetro para 25 minutos.
- Foque na tarefa até que o cronômetro desperte.
- Dê uma curta pausa de 5 minutos.
- Ao completar 4 sessões de foco, dê uma longa pausa de 25 minutos.
O Pocket permite que o usuário, ao navegar na internet e nas mídias sociais, salve artigos, posts e imagens que achar interessante. Assim, o intuito do aplicativo consiste em garantir que você não desvie de seus afazeres ao passar por um link, vídeo ou artigo que lhe interesse.
Dessa maneira, o Pocket permite que todos esses conteúdos sejam salvos, rapidamente, garantido que não haverá distração e perda de produtividade em sua atividade realizada. Com isso, o usuário poderá acessar todos esses itens salvos posteriormente, mesmo que offline e em qualquer aparelho (telefone, tablet ou computador).
Aplicativo de administração pessoal
- HootSuit
Este aplicativo facilita a manutenção e organização de todas as plataformas de um usuário. Nesse sentido, uma de suas funcionalidades consiste em permitir que o usuário possa programar postagens no Facebook, Instagram, Google Plus, Twitter e LinkedIn ao mesmo tempo.
Além disso, o aplicativo permite ver todas as mensagens privadas e comentários de todos os sites conectados. Portanto, o HootSuite visa otimizar a sua produtividade, garantindo que todas as suas redes sociais sejam gerenciadas por uma mesma plataforma.
- Astro
O aplicativo Astro é direcionado para aquelas pessoas que possuem grande dificuldade de gerenciar a sua caixa de e-mails e seu calendário. Dessa forma, o aplicativo possui uma tecnologia avançada de inteligência artificial que interage com todos os seus e-mails e sugere a melhor forma de organizá-los. Além disso, vale destacar que o astrobot, ferramenta do aplicativo, cria automaticamente lembretes e destaca aspectos importantes nos e-mails recebidos.
Além disso o aplicativo facilita, assim, o gerenciamento de sua caixa de e-mails e do seu calendário, o que garante uma maior produtividade dos usuários. A partir das suas funcionalidades disponíveis, o Astro visa garantir que as pessoas não irão perder tempo com conteúdo irrelevante ou com uma provável desorganização das informações e afazeres.
Aplicativo para as empresas
- Evernote
O Evernote permite criar e armazenar ideias por meio de notas, cadernos e listas em diversos formatos. Além disso, o aplicativo possibilita que o usuário digitalize documentos, notas escritas à mão e desenhos, o que garante a organização de todos esses arquivos.
Além disso, o app permite a sincronização de tarefas em diversos dispositivos, tornando possível compartilhar seus documentos, listas e anotações com sua equipe de trabalho.
Portanto, ao confeccionar apresentações e reuniões, o usuário pode criar documentos e anotações e compartilhá-los com seus colegas. Prática que contribui para o aumento da produtividade e da organização de toda a equipe.
Esse aplicativo é recomendado tanto para as empresas, quanto para os colaboradores. Pois além de contribuir para a organização pessoal dos funcionários, auxilia na organização de tarefas e documentos importantes da própria empresa.
- Slack
Visando otimizar o trabalho e a comunicação em equipe, o Slack é uma plataforma de comunicação interna para sua empresa. O aplicativo tem o mesmo intuito de um chat interno, mas com diversas funcionalidades de customização e de chamadas de vídeo.
O app apresenta funções que o diferenciam de aplicativos de comunicação normais, por possibilitar criar canais que permitam organizar as conversas de acordo com tópicos ou projetos em execução. Portanto, o aplicativo tem o intuito de tornar a comunicação interna de uma empresa mais eficaz, reduzindo a grande quantidade de troca de e-mails e de reuniões que não atingem seus objetivos pré-determinados.
Técnica
- Pomodoro
Essa é uma técnica baseada na ideia de que dividir o fluxo de trabalho em blocos de concentra intensa, melhora a agilidade do cérebro e estimula o foco, com isso há um aumento na eficiência individual em curtos intervalos de tempo.
Para colocar esse método em prática, é preciso um cronômetro e uma lista de tarefas. Assim, é necessário primeiro, fazer a lista de tarefas que devem ser executadas durante o dia, depois, dividir o seu tempo em períodos de 25 minutos. O que deve ser feito nos ciclos:
- a cada ciclo faça uma pausa de 5 minutos, (a sugestão mais indicada é de levantar e fazer algum exercício, como caminhada ou alongamento, mas vale qualquer outra coisa que ajude a relaxar);
- Retome o trabalho depois da pausa por mais um “pomodoro” (25 minutos);
- A cada quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa: 30 minutos até voltar ao trabalho;
- Risque a tarefa da sua lista depois que terminá-la.
Indicadores
- eNPS e Pesquisa de Clima Organizacional
Estes correspondem a indicadores que são muito utilizados pelas empresas para auxiliar na melhoria da visão e do nível de interação entre a empresa e seus colaboradores. Dessa maneira, enquanto o eNPS mensura o grau de satisfação dos colaboradores em relação à empresa, a pesquisa de clima busca analisar como os funcionários se sentem em relação a cinco aspectos:
- Pessoal (a visão que o funcionário possui em relação à empresa);
- liderança (análise do relacionamento com os líderes);
- social (avalia a sintonia e relação com os colegas de trabalho);
- geral (identificação com o funcionamento da empresa);
- ambiente (avaliação da satisfação do colaborador em relação à manutenção do ambiente externo).
Como fazer uso das ferramentas
Para que seja possível utilizar de qualquer uma das ferramentas e indicadores anteriormente citadas, é preciso ter em mente que nenhuma empresa utiliza de todas as ferramentas. Cada empresa necessita de analisar quais as técnicas que se aplicam mais às suas necessidades, e mesmo ao perfil de uma organização.
Além disso, é necessário analisar constantemente os resultados gerados por essas ferramentas. Dessa maneira, se torna mais fácil identificar os gargalos de produtividade da empresa, e conseguir administrá-los mais facilmente.
Porquê microempresas também devem se atentar à produtividade
As micro e pequenas empresas, são as principais organizações que deveriam buscar utilizar dessas técnicas, indicadores e ferramentas. Pois como ainda estão em processo de consolidação, o número de colaboradores também é reduzido, dessa maneira, além de a empresa ter uma dependência muito grande do desempenho de seus colaboradores, muitos possuem múltiplas tarefas que necessitam realizar.
A empresa precisa de atuar como uma auxiliar do colaborador para que ele consiga manter e melhorar a sua produtividade. Com as ferramentas apresentadas, a organização se torna capaz de conceder esse auxílio, e de identificar com maior precisão onde ela precisa de atuar.
Portanto, qualquer empresário, independente da categoria e mercado de atuação, deve buscar sempre alavancar a produtividade. Assim, ela irá melhorar não só o desempenho de seus colaboradores, como também trará resultados positivos para a organização.
Texto produzido por Paloma Jéssica, Consultora de Projetos da PUC Consultoria Jr.
