O 5W2H é um método de gestão que consiste em responder sete perguntas essenciais para o mapeamento de uma atividade da empresa. São elas:
– 5W:
- What? (O que será feito?);
- Why? (Por que será feito?);
- Who? (Quem irá fazer?);
- Where? (Onde será feito?);
- When? (Quando?).
– 2H:
- How? (Como será feito?);
- How much? (Quanto custará?).
Após responder essas perguntas, é possível ter maior clareza sobre o que está acontecendo em algum processo da organização e, posteriormente, tomar alguma decisão.
Importância
A ferramenta 5W2H é de grande utilidade para as empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Uma vez que proporciona melhor execução de tarefas, possibilita, consequentemente, um planejamento adequado. Ao responder as perguntas-chave do 5W2H sobre um determinado processo, é possível saber qual a maneira mais produtiva de se realizar as tarefas propostas, e assim, poder controlá-las melhor.
Quando aplicada de modo adequado, reduz dois fatores importantes: tempo e recursos. Desse modo, cada funcionário saberá como proceder em cada atividade e, como resultado, se obtém maior produtividade. Após obter maior clareza sobre os processos, o gestor tomará decisões de forma mais ágil por ter maior quantidade de insumos, contribuindo para a empresa crescer e atingir bons resultados.
Como Utilizar
É recomendado que se faça uma planilha com as respostas dadas para que acompanhe facilmente as etapas. A seguir, apresentamos o detalhamento de cada pergunta dessa metodologia.
Do que se trata
Em relação às outras ferramentas de qualidade, a ferramenta 5W2H é um diferencial estratégico por ser bem prática e de fácil entendimento. Para ser aplicada, não é necessário uma equipe técnica, desde que alguém responsável por implementar saiba realizar todo o processo a ser organizado. Dessa forma, pela simplicidade e eficiência, pode ser utilizada a qualquer momento em que a empresa necessite aprimorar o planejamento de alguma tarefa.
Texto escrito por Mariana Rodrigues, Consultora de Projetos da PUC Consultoria Jr.
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